Instrumentul Mail Merge

Pasul 1.
Mail Merge este unul dintre cele mai spectaculoase instrumente implementate in Microsoft Word. Pentru ca este un instrument foarte util in diferite scenarii, am alocat doua lectii pentru aceasta tema. Vom vedea in cele ce urmeaza cum functioneaza Mail Merge, urmand ca in lectia viitoare sa dezvoltam subiectul catre elemente de finete si personalizare a acestui instrument.

Pasul 2.
Avem un fisier Word care contine un sablon (template) al unei scrisori ce anunta o marire de salariu.

In locurile ce au ramas necompletate in aceasta scrisoare dorim sa apara informatii stocate intr-un fisier Excel, pe o anumita coloana, de exemplu, Nume, Orasul, Data Nasterii, Salariul, etc.
Documentul astfel prelucrat, este conectat la fisierul Excel Firma, cu foaia de calcul Angajati, de unde isi ia informatiile si genereaza in mod automat cate o scrisoare pentru fiecare inregistrare din foaia de calcul.

Din tab-ul Mailings accesam lista derulanda Select Recipients si optiunea Use an Existing List…

Selectam calea catre fisierul Excel Firma.xlsx si apasam Open.

Observam ca avem o singura foaie de calcul Angajati. Apasam OK pentru a conecta sablonul Word la baza de date cu angajatii

Pasul 3.
Acest pas poarta denumirea de Mapping. Se vor inlocui acum punctele de suspensie … cu campurile necesare din foaia de calcul.
Pentru acest lucru, apasam butonul Insert Merge Field. Observam ca Word a detectat coloanele din sursa de date externa si nu facem decat sa ne alegem coloanele pentru a le pune in sablon.
Alegem, rand pe rand, coloanele Nume, Orasul, Data Nasterii si Salariul pentru a inlocui punctele de suspensie.

Pasul 4.
Din butonul derulant Finish & Merge, alegem optiunea Edit individual Documents pentru a vizualiza si edita foecare scrisoare in parte.

Vom dori sa vedem toate documentele (pagini separate in fisierul Word). Apasam butonul OK.

Observam, pe fiecare pagina datele personale ale fiecarui angajat.