Lectia 2.1: Crearea unei baze de date de la zero

Preambul
Proiectarea corespunzatoare a bazei de date asigura o intreținere usoara a acesteia.
Datele sunt memorate in tabele si fiecare tabel conține date doar despre un singur tip de entiate, cum ar fi clienți, furnizori, salariați, etc.
In Microsoft Access 2016 sunt puse la dispoziție multe sabloane de baze de date.
Acestea conțin baze de date deja proiectate.
Totusi, in acest exemplu, vom crea o baza de date pornind de la zero.

Pasul 1
Efectuați un click pe sablonul Blank desktop database (Baza de date desktop necompletata). (1)
In scopul de a alege locația de salvare a noii baze de date, efectuați un click pe butonul Browse (Rasfoire). (2)

Pasul 2
Dupa ce am stabilit denumirea bazei de date in caseta File name (Numele fisierului), vom selecta locația de salvare.
Efectuați un click pe locația Desktop (Spațiu de lucru). (1)
Acum vom aplica setarile pe care le-am ales.
Efectuați un click pe butonul OK. (2)

Pasul 3
Putem observa in aceasta fereastra denumirea fisierului stabilita anterior, precum si locația de salvare aleasa la unul din pasii precedenți.
Pentru a genera fisierul care va conține baza de date, efectuați un click pe butonul Create (Creare). (1)
Implicit, noua baza de date creata se deschise avand un tabel necompletat, care se poate personaliza in funcție de cerințe.

Lectia 2.2: Cum cream o baza de date folosind un sablon?

Preambul
Bazele de date pot fi create si utilizand sabloane complet funcționale.
Acestea sunt stocate atat online, putand fi descarcate local, cat si offline (fiind instalate pe PC).

Pasul 1
Efectuați un click pe sablonul Desktop contacts (Contacte desktop). (1)
In aceasta fereastra putem executa click pe butonul Browse (Rasfoire) pentru a selecta o alta locație si, eventual, pentru a stabili o alta denumire pentru baza de date.
Daca locația si denumirea implicita sunt pe placul nostru, pentru a genera fisierul care conține noua baza de date, efectuați un click pe butonul Create (Creare). (2)

Pasul 2
Efectuați un click pe butonul Enable content (Activeaza conținutul). (1)
Efectuați un click pe butonul Get Started (Incepeți). (2)
In acest moment, sablonul a fost descarcat, iar baza de date a fost creata.
Din acest moment, putem introduce datele de contact ale persoanelor cu care colaboram.

Lectia 2.3: Descrierea interfetei Microsoft Access

Preambul
La fel ca celelalte aplicații Microsoft Office, Access 2016 beneficiaza de ribbon.
Acesta are vizibile doar patru tab-uri, dar exista si unele suplimentare care se activeaza atunci cand accesam anumite elemente caracteristice lor.

Pasul 1
In tab-ul Home (Pornire), regasim doua secțiuni importante:
– zona de formatare, compusa din grupurile Views (Vizualizari), Clipboard (Memorie temporara) si Text Formatting (Formatarea textului);
– zona de instrumente specifice operațiilor ce pot fi executate, compusa din grupurile Sort & Filter (Sortare si Filtrare), Records (Inregistrari) si Find (Gasire).
Efectuați un click pe tab-ul Create (Creare). (1)

Pasul 2
In acest tab regasim sase mari categorii de elemente specifice Access: Șabloane (Templates), Tabele (Tables), Interogari (Queries), Formulare (Forms), Rapoarte (Reports) si Macrocomenzi (Macros & Code).
Cu ajutorul acestora putem crea obiecte care ne pot usura munca specifica bazelor de date.
Efectuați un click pe tab-ul External Data (Date externe). (1)

Pasul 3
In acest tab regasim opțiuni ce permit importul si legarea sau exportul din/in alte aplicații (de exemplu, Microsoft Excel, fisiere de tip text, etc.).
Exista, de asemenea, opțiuni ce permit colectarea datelor cu ajutorul mesajelor de tip e-mail.
Efectuați un click pe tab-ul Database Tools (Instrumente pentru baza de date). (1)

Pasul 4
In acest tab regasim butoane de accesare a editorului VBA si de editare a codurilor macro.
Tot aici intalnim instrumentul Relationships (Relații), care permite realizarea relațiilor intre diverse obiecte ale bazei de date, dar si alte instrumente de lucru cu bazele de date.

Lectia 2.4: Descrierea meniului FILE (FIŞIER)

Preambul
Noua facilitate Backstage View (Vedere din spatele scenei) – butonul File (Fisier) ofera acces rapid la principalele funcționalitați pentru lucrul cu baze de date.

Backstage View (Vedere din spatele scenei) a inlocuit meniul File (Fisier) existent in versiunile precedente (’97-2003) ale programului Access si butonul Office din versiunea Access 2007, oferind acces unitar la funcțiile de salvare, imprimare, partajare si publicare pe Web a bazelor de date.

Pasul 1
Efectuați un click pe tab-ul File (Fisier). (1)
Cu ajutorul opțiunilor din meniul Info (Informații), putem sa compactam si sa reparam o baza de date sau putem sa protejam baza de date cu parole.
Efectuați un click pe opțiunea New (Nou). (2)

Pasul 2
Meniul New (Nou) deschise o noua pagina din care putem alege sa cream o baza de date plecand fie de la un sablon gol, fie de la un set de sabloane predefinite.
Efectuați un click pe opțiunea Open (Deschidere). (1)

Pasul 3
Meniul Open (Deschidere) permite deschiserea unei baze de date existente.
Efectuați un click pe opțiunea Save As (Salvare ca). (1)

Pasul 4
Meniul Save (Salvare) permite salvarea bazei de date cu care lucram la un moment dat.
Meniul Save As (Salvare ca) permite salvarea unei copii a bazei de date cu o anumita extensie (.accdb, .mdb, etc.) sau sa salvam baza de date ca sablon (avand extensia accdt).
Meniul Print (Imprimare) conține trei comenzi:
– imprimare rapida – Quick Print;
– imprimare – Print;
– previzualizare inaintea imprimarii – Print Preview.
Efectuați un click pe opțiunea Account (Cont). (1)

Pasul 5
Meniul Account (Cont) ofera posibilitatea de a conecta diverse servicii, precum SharePoint, OneDrive, Facebook, LinkedIn, etc.
Efectuați un click pe opțiunea Close (Inchidere). (1)

Lectia 2.5: Descrierea meniului Options (Optiuni)

Preambul
In versiunile ‘97-2003 ale aplicației Access, pentru a realiza diverse setari, se accesa meniul Tools (Instrumente) si se alegea opțiunea Options (Opțiuni).

Fiindca nu mai exista astfel de meniuri in Access 2016, butonul Options (Opțiuni) care acceseaza meniul de setari este localizat in cadrul tab-ului File (Fisier).

Pasul 1
Efectuați un click pe tab-ul File (Fisier). (1)
Efectuați un click pe opțiunea Options (Opțiuni). (2)
Aceasta fereastra conține setarile necesare aplicației Microsoft Access.
In meniul General (Generalitați) regasim setari cu caracter general, cum ar fi: personalizarea interfeței cu utilizatorul, modificarea locației implicite de salvare, modificarea formatului implicit de fisier, informații privind utilizatorul aplicației Microsoft Access, etc.
Efectuați un click pe opțiunea Current Database (Baza de date curenta). (3)

Pasul 2
In acest meniu regasim opțiuni pentru baza de date curenta. Aici putem modifica numele aplicației, putem atribui un icon, putem ascunde sau afisa anumite elemente, etc.
Efectuați un click pe opțiunea Datasheet (Foaie de date). (1)

Pasul 3
Cu ajutorul opțiunilor din acest meniu putem schimba aspectul liniilor de grila si al celulelor din baza de date.
Putem sa stabilim dimensiunea fontului, dar si anumite stiluri.
Efectuați un click pe opțiunea Object Designers (Designerii de obiecte). (1)

Pasul 4
Opțiunile din acest meniu permit modificarea setarilor implicite legate de proiectarea bazei de date.
Trebuie reținut ca anumite setari din acest meniu sunt ignorate in tabele, foi de date, etc.
Efectuați un click pe opțiunea Proofing (Verificare). (1)

Pasul 5
In cadrul acestui meniu regasim opțiuni care permit aplicației Access sa corecteze si sa formateze textul.
Efectuați un click pe opțiunea Language (Limba). (1)

Pasul 6
In meniul Language (Limba) regasim setari pentru alegerea limbilor de editare.
Aceste limbi conțin opțiuni precum verificari gramaticale, dicționare, etc.
Efectuați un click pe opțiunea Client Settings (Setari de client). (1)

Pasul 7
In acest meniu regasim opțiuni ce schimba modul in care interacționam cu aplicația Access.
Putem modifica direcția de mutare a cursorului dupa apasarea tastei Enter si comportamentul acestuia atunci cand accesam un camp, etc.
Efectuați un click pe opțiunea Customize Ribbon (Personalizare panglica). (1)

Pasul 8
In meniul Customize Ribbon (Personalizare panglica) regasim opțiunile de modificare a ribbon-ului (panglicii).
Din cadrul acestui meniu putem alege ce comenzi sa apara in panglica, putem crea tab-uri noi si le putem personaliza mult mai usor.
Efectuați un click pe opțiunea Quick Access Toolbar (Bara de instrumente acces rapid). (1)

Pasul 9
In meniul Quick Access Toolbar (Bara de instrumente acces rapid) regasim opțiuni ce permit modificarea comenzilor din bara de instrumente acces rapid.
Efectuați un click pe opțiunea Add-Ins (Programe de completare). (1)

Pasul 10
In fereastra Add-Ins (Programe de completare) regasim opțiuni ce permit inserarea, activarea sau dezactivarea programelor de completare ce ofera posibilitatea aducerii unor comenzi noi.
Efectuați un click pe opțiunea Trust Center (Centru de incredere). (1)

Pasul 11
Fereastra Trust Center (Centru de incredere) ofera posibilitatea alegerii opțiunilor de protejare a datelor personale si diverse opțiuni de securitate.
Efectuați un click pe butonul OK. (1)

Lectia 2.6: Obiectele din interiorul unei baze de date Access

Preambul
O baza de date este formata din mai multe tipuri de obiecte:
– o suma de tabele;
– o suma de instrumente ce ne permit sa gestionam datele din tabele;
– interogari – care ne permit sa accedem la anumite date din tabele in funcție de diferite condiții;
– rapoarte si formulare care permit vizualizarea avansata a datelor din tabele si/sau interogari.

Pasul 1
Rapoartele conțin date extrase din baza de date.
Spre deosebire de interogari, rapoartele au si un aspect (layout).
Rapoartele se pot lega si de o interogare, pentru a afisa doar anumite date.

Pasul 2
O baza de date mai conține si formulare.
Acestea, ca si rapoartele sau interogarile, sunt de fapt shortcut-uri catre date.
Cu ajutorul formularelor putem actualiza datele mult mai usor.
Putem realiza trei operații – stergere (delete), modificare (update), adaugare (add) – din aceste formulare, fara sa mai accesam fiecare tabel in parte.

Pasul 3
Practic, intr-o baza de date procedam astfel:
– interogand un tabel, vom obține anumite date;
– aceste date merg mai departe catre rapoarte si formulare.
Daca interogarea furnizeaza date catre rapoarte, inseamna ca suntem interesați de estetica (pe hartie ori pe ecran – culori, antet, subsol, etc.).
Daca interogarea furnizeaza date catre formulare, inseamna ca suntem interesați sa modificam datele mult mai usor.

Lectia 2.7: Optiuni de salvare si publicare

Preambul
Access 2016 ne permite sa alegem soluția optima de salvare si publicare a unei baze de date.

Putem salva o baza de date intr-unul din formatele puse la dispoziție (accdb, mdb, etc.), putem publica pe Web o baza de date sau putem crea un pachet de instalare direct din Access.

Pasul 1
Efectuați un click pe tab-ul File (Fisier). (1)
Efectuați un click pe opțiunea Save As (Salvare ca). (2)
Opțiunea Save Database As (Salvare baza de date ca) permite:
– sa salvam baza de date intr-un anumit format;
– sa cream un sablon (template) pornind de la baza de date curenta;
– sa cream un pachet de instalare, ce poate fi trimis unei anumite persoane;
– sa realizam o copie de rezerva (backup) a bazei de date;
– sa salvam baza de date pe un site SharePoint, etc.

Lectia 2.8: Personalizarea ribbon-ului (panglicii)

Preambul
In cadrul versiunii Microsoft Office Access 2016, modificarea panglicii este foarte usoara.
Putem crea tab-uri noi si le putem personaliza cu orice comanda existenta sau cod macro.
In plus, avem posibilitatea de a modifica (adauga sau elimina) si comenzile din celelalte tab-uri din cadrul ribbon-ului (panglicii).
In acest exemplu, vom insera un nou tab si vom adauga doua comenzi ce se regasesc in alte tab-uri.

Pasul 1
Efectuați un click pe tab-ul File (Fisier). (1)
Efectuați un click pe opțiunea Options (Opțiuni). (2)
Efectuați un click pe opțiunea Customize Ribbon (Personalizare panglica). (3)

Pasul 2
Efectuați un click pe butonul New Tab (Tab nou). (1)
Efectuați un click pe New Tab (Custom) – Tab nou (Personalizat). (2)
Efectuați un click pe butonul Rename (Redenumire). (3)
Efectuați un click pe butonul OK. (4)

Pasul 3
Efectuați un click pe New Group (Custom) – Grup nou (Personalizat). (1)
Efectuați un click pe butonul Rename (Redenumire). (2)/
Efectuați un click pe butonul OK. (3)
Efectuați un click pe comanda indicata. (4)
Efectuați un click pe butonul Add (Adaugare). (5)
Efectuați un click pe bara de derulare. (6)
Efectuați un click pe comanda indicata. (7)
Efectuați un click pe butonul Add (Adaugare). (8)
Efectuați un click pe butonul OK. (9)
Efectuați un click pe tab-ul My Commands (Comenzile mele). (10)
Se poate observa ca in noul tab se regasesc cele doua comenzi selectate la pasii anteriori.

Lectia 2.9: Personalizarea barei de instrumente acces rapid (Quick Access Toolbar)

Preambul
Quick Access Toolbar (Bara de instrumente acces rapid) este o bara de instrumente particularizabila, care conține un set de comenzi ce sunt independente de ceea ce este afisat in mod curent.

Aveți posibilitatea sa adaugați barei de instrumente acces rapid butoane care reprezinta comenzi si este posibil sa mutați bara de acces rapid intr-una din cele doua locații posibile.

Pasul 1
Efectuați un click pe tab-ul File (Fisier). (1)
Efectuați un click pe opțiunea Options (Opțiuni). (2)
Efectuați un click pe opțiunea Quick Access Toolbar (Bara de instrumente acces rapid). (3)

Pasul 2
Efectuați un click pe butonul indicat. (1)
Efectuați un click pe opțiunea Commands Not in the Ribbon (Comenzi ce nu se regasesc in ribbon). (2)
Efectuați un click pe comanda indicata. (3)
Efectuați un click pe butonul Add (Adaugare). (4)
Efectuați un click pe butonul OK. (5)
In acest moment, putem observa ca noua comanda se regaseste in bara de instrumente acces rapid.
O alta posibilitate de a adauga comenzi o reprezinta chiar meniul existent in aceasta bara.

Pasul 3
Efectuați un click pe butonul indicat. (1)
Efectuați un click pe opțiunea More Commands (Mai multe comenzi). (2)
Efectuați un click pe comanda indicata. (3)
Efectuați un click pe butonul Add (Adaugare). (4)
Efectuați un click pe butonul OK. (5)
In acest moment, si aceasta a doua comanda apare in bara de instrumente acces rapid.

Lectia 2.10: Cum conectam servicii in Microsoft Access?

Preambul
Microsoft Access 2016 ofera o foarte buna integrare cu diverse servicii de socializare, cloud, partajare, etc. De exemplu:
– OneDrive;
– SharePoint;
– Facebook;
– YouTube;
– Twitter;
– etc.

Tot ce trebuie sa facem este sa ne conectam la aceste servicii, direct din Microsoft Access.

Pasul 1
Efectuați un click pe tab-ul File (Fisier). (1)
Efectuați un click pe opțiunea Account (Cont). (2)
In aceasta pagina putem vizualiza ce servicii sunt conectate la contul nostru si, desigur, putem adauga alte servicii.
Efectuați un click pe comanda Add a service (Adaugare serviciu). (3)
Efectuați un click pe opțiunea Sharing (Partajare). (4)
Efectuați un click pe serviciul Twitter. (5)

Pasul 2
Serviciile de socializare se vor conecta la contul Microsoft si, de aceea, va trebui sa stabilim cateva permisiuni de acces.
Efectuați un click pe butonul Connect (Conectare). (1)
Dupa ce am introdus adresa de e-mail, efectuați un click in campul Parola. (2)
Bifați caseta de validare Ține-ma minte. (3)
Dupa ce am specificat credențialele, va trebui sa autorizam aplicația cu contul nostru.
Efectuați un click pe butonul Autorizeaza aplicația. (4)
In acest moment, serviciul selectat a fost conectat la contul nostru.
Efectuați un click pe butonul Done (Finalizat). (5)
Astfel se pot conecta diverse servicii (de stocare, de socializare, de imagini) in Microsoft Access.

Pasul 3
Efectuați un click pe butonul indicat. (1)
Efectuați un click pe opțiunea More Commands (Mai multe comenzi). (2)
Efectuați un click pe comanda indicata. (3)
Efectuați un click pe butonul Add (Adaugare). (4)
Efectuați un click pe butonul OK. (5)
In acest moment, si aceasta a doua comanda apare in bara de instrumente acces rapid.

Lectia 2.11: Cum utilizam optiunea Touch/Mouse Mode (Modul Atingere/Mouse)?

Preambul
Pentru utilizatorii dispozitivelor cu ecrane sensibile la atingere, Microsoft Access dispune de o configurare ce permite modificarea dimensiunii/poziției comenzilor din ribbon.

Astfel, dupa activarea modului Touch (Atingere), interfața devine mai “aerisita”; concret, creste distanța dintre butoane, acestea isi modifica dimensiunea, etc.

Pasul 1
Din Bara de instrumente acces rapid (Quick Access Toolbar), vom adauga butonul care permite comutarea intre modurile atingere (Touch) si mouse (Mouse).
Efectuați un click pe butonul indicat. (1)
Efectuați un click pe opțiunea Touch/Mouse Mode (Modul Atingere/Mouse). (2)
In continuare, vom optimiza interfața aplicației pentru modul de lucru prin atingere.
Efectuați un click pe butonul indicat. (3)
Efectuați un click pe opțiunea Touch (Atingere). (4)
Dupa cum putem observa, interfața, mai exact ribbon-ul, si-a modificat dimensiunea. Acum butoanele sunt mai mari, mai distanțate etc.

Pasul 2
Pentru a reveni la modul inițial, efectuați un click pe butonul indicat. (1)
Efectuați un click pe opțiunea Mouse (Mouse). (2)
Astfel putem activa cele doua moduri de lucru in cadrul aplicației Microsoft Access.

Lectia 2.12: Cum modificam locatia implicita de salvare a bazelor de date?

Preambul
In mod implicit, Access salveaza bazele de date in folderul Documents.
Desigur, aceasta locație poate fi modificata.

Pasul 1
Efectuați un click pe tab-ul File (Fisier). (1)
Efectuați un click pe opțiunea Options (Opțiuni). (2)
Pentru a selecta o alta locație implicita de salvare a noilor baze de date, efectuați un click pe butonul Browse (Rasfoire). (3)

Pasul 2
Efectuați un click pe locația Desktop (Spațiu de lucru). (1)
Efectuați un click pe butonul OK. (2)
Din acest moment, orice baza de date pe care o vom crea, va fi salvata in mod implicit pe Desktop (Spațiu de lucru).
Efectuați un click pe butonul OK. (3)