Partea I – Access Incepatori

Capitolul 1: Introducere in baze de date

Utilizatorii care sunt la primii pasi in teoria bazelor de date trebuie sa inteleaga mai intai ce este o baza de date, la ce folosesc aceste baze de date, de cate tipuri sunt si cum pot fi gestionate cu un Sistem de Gestiune a Bazelor de date (pe scurt SGDB).

Capitolul 2: Ce este Microsoft Access

Microsoft Access este unul din Sistemele de Gestiune a Bazelor de date de tip desktop. Asta inseamna ca nu avem nevoie de echipamente dedicate, complexe, ci putem sa folosim propriul PC. Microsoft Access ne permite sa lucram usor si rapid cu date si permite crearea unor baze de date complexe ce pot fi partajate apoi in cadrul companiei. Pentru a putea utiliza aplicatia Access, este util sa intelegem si care sunt obiectele ce pot fi stocate intr-o baza de date Access.

Capitolul 3: Lucrul cu structuri tabelare

Tabelul este elementul cel mai important dintr-o baza de date. Aici se stocheaza efectiv datele pentru a putea fi prelucrate ulterior in interogari sau rapoarte. Veti invata cum se poate crea structura unui tabel, ce tip de date se pot stoca de la valori numerice la texte si pana la documente intregi Word, Excel sau orice alt tip si chiar imagini.

Capitolul 4: Operatii de lucru cu tabele

Odata creat scheletul tabelului, puteti adauga date, apoi le puteti modifica sau sterge. Puteti sorta sau filtra datele pentru a le regasi mai usor. Puteti chiar personaliza modul in care vor fi afisate informatiile din acel tabel, cum ar fi inaltimea randului sau culoarea de evidentiere a randurilor.

Capitolul 5: Introducere in teoria relationala

Microsoft Access este o baza de date relationala. Aceasta inseamna ca putem crea legaturi logice intre tabele, pe baza unor coloane cheie. Aceste elemente de legatura trebuie sa indeplineasca anumite conditii pentru a putea crea legaturi mai speciale, ce vor ajuta la impunerea unor reguli ce vor asigura integritatea datelor.

Capitolul 6: Interogarea bazelor de date MS Access

O interogare este un set de instructiuni, care poate fi utilizat in lucrul cu date. Pe langa returnarea de rezultate, care pot fi sortate, grupate sau filtrate, o interogare poate sa creeze, sa copieze sau sa modifice date. Este important de retinut ca aceste interogari nu stocheaza date si nu ocupa nici spatiu in cadrul bazei de date.

Capitolul 7: Formulare MS Access

Formularul este obiectul dintr-o baza de date Access, ce va permite sa creati o interfata grafica intre utilizator si datele stocate in tabele. Astfel, un utilizator va putea gestiona mult mai usor datele, fara sa poata interveni asupra structurii tabelelor care stocheaza aceste date.

Capitolul 8: Rapoarte MS Access

Cu ajutorul rapoartelor puteti prezenta informatiile din baza de date formatate atat pe ecranul calculatorului, cat si pe hartie. Un astfel de raport poate contine informatii selectate din mai multe tabele sau interogari, valori calculate, precum si elemente de formatare cum ar fi antetul sau subsolul paginii sau titlul raportului.

Partea II – Access Avansati

Capitolul 9: Interogari avansate

De obicei, o interogare va ajuta la selectarea datelor din mai multe tabele sau interogari. Dar exista si interogari ce pot modifica sau sterge date. Tot cu ajutorul interogarilor puteti extrage un numar specificat de inregistrari (clauza TOP) sau puteti selecta doar inregistrarile unice (clauza DISTINCT). Pentru a obtine interogari dinamice se pot defini parametrii ce vor fi solicitati in momentul executiei acelei interogari.

Capitolul 10: Constrangeri

Pentru a putea asigura integritatea datelor sunt necesare anumite constrangeri. Acestea sunt de fapt reguli pe care valorile continute de tabele trebuie sa le respecte si astfel se poate preveni introducerea unor date eronate. Constrangerile de integritate sunt verificate automat de catre Access, atunci cand au loc operatii de modificare a datelor sau de import, iar in cazul in care valorile nu sunt valide, aplicatia va genera un mesaj de eroare.

Capitolul 11: Lookup values (Valori de cautare)

Aceste “valori de cautare” sunt asemanatoare constrangerilor, doar ca, fata de acestea din urm,a unde trebuia sa “ghicim” valoarea pe care trebuia sa o introducem, vom avea deja listate valorile pe care putem sa le introducem, astfel ca va trebui doar sa alegem valoarea dorita. Aceste valori de cautare se pot crea cu ajutorul unor liste statice cum ar fi de exemplu lunile anului, dar se pot crea si liste dinamice, pe care le putem prelua dintr-o tabela.

Capitolul 12: Import – Export

Microsoft Access ofera mai multe avantaje pentru prelucrarea unui volum de date mai mare, decat Excel. Astfel, putem importa date din fisiere Excel, fisiere de tip text (CSV), liste SharePoint sau alte surse de date. Dupa prelucrarea in Access, aceste informatii pot fi la randul lor exportate catre alte aplicatii. In plus, aceste operatiuni de import si export, daca sunt operatiuni repetitive, pot fi salvate pentru a fi accesate dintr-un singur click sau pot fi adaugate ca si activitate in Outlook, pentru a beneficia de optiunile de planificare si avertizare specifice Outlook.

Capitolul 13: Formulare

In acest capitol veti invata sa realizati un formular complex, pornind de la zero: de la inserarea unor simple titluri si logouri, la adaugarea de butoane de navigare, sau care pot executa cod macro. De asemenea, veti vedea cum puteti crea subformulare, utilizarea unor valori de cautare sau controale avansate, cum ar fi “tab control”, pentru a organiza controalele in taburi.

Capitolul 14: Rapoarte

Cu ajutorul rapoartelor, putem aseza informatiile intr-un mod ce ne poate ajuta sa luam mai usor deciziile corecte. Cu ajutorul formatarii conditionate, pe baza unor reguli, se pot evidentia cu ajutorul culorilor datele necesare, pe care ulterior le putem analiza mai usor. Pentru a putea centraliza anumite informatii, puteti folosi functii sintetice, iar pentru o organizare mai buna a datelor, se pot crea grupari si subrapoarte.

Capitolul 15: Generalitati

Pentru a lucra mai usor cu datele, Microsoft Access va ofera cateva instrumente utile, de la introducerea unor campuri predefinite, cum ar fi cele pentru valorile monetare sau hiperlegaturi, la introducerea unor seturi de campuri pentru preluarea unor date folosind “Application Parts” (parti de aplicatie).

Si nu in ultimul rand, atunci cand ati pregatit o baza de date cu toate elementele necesare, pentru a putea reutiliza usor toata aceasta structura, puteti salva baza de date ca sablon.

Capitolul 16: Macrocomenzi

Macrocomenzile sunt acele module ce va permit sa automatizati sarcini, si care dau un plus de functionalitate formularelor, rapoartelor si controalelor. De exemplu, daca adaugati un buton de comanda la un formular si asociati evenimentului OnClick al butonului un cod macro, implicit acel macro va contine comenzile pe care doriti ca butonul sa le execute de fiecare data cand veti face click.

Acest cod macro reprezinta un limbaj de programare simplificat si poate fi construit pe baza unor actiuni predefinite, ce pot fi configurate si care va ajuta sa desfasurati diverse actiuni, cum ar fi salvarea unei inregistrari, sau executarea unor interogari.

Capitolul 17: Operatii administrative cu bazele de date Access

O baza de date Access contine si cateva instrumente ce va ajuta sa faceti anumite operatiuni de intretinere sau optimizare.

De exemplu, cu ajutorul instrumentului de “Analiza a Performantei”, puteti analiza intreaga baza de date, sau doar anumite obiecte, dupa care vi se vor sugera anumite operatiuni cum ar fi crearea unui index sau transformarea unui cod macro in cod VBA, pentru a fi rulat mai rapid.

Un alt instrument va permite “compactarea si repararea” bazei de date, operatiune ce ar trebui facuta in mod periodic, pentru a preveni pierderea datelor, sau pentru un acces mai rapid la informatii.