Instrumentul Mail Merge

Pasul 1.
Mail Merge este unul dintre cele mai spectaculoase instrumente implementate in Microsoft Word. In aceasta a doua lectie despre Mail Merge, vom evidentia faptul ca acest instrument este mai puternic decat pare la prima vedere.
Vom vedea cum putem sa cream scrisori diferite pe baza unei conditii logice si cum putem trimite, apoi, aceste scrisori prin email.

Pasul 2.
Deschidem fisierul Word care contine sablonul (template) scrisorii relationat deja cu sursa de date externa, pe care l-am construit in lectia anterioara.

Pentru a impune o conditie logica, de exemplu, pentru procentul e indexare, vom sterge textul 30% si vom accesa lista derulanra Rules, de unde selectam If…Then…Else.

In caseta de dialog Insert Word Field IF, completam: Field name: Salariul, Comparison: Greater than, Compare to: 2400, Insert this text: 20%, Otherwise insert this text: 30%.

Obtinem scrisori personalizate care anunta o crestere de 20% pentru salarii mai mari de 2400 si 30% pentru cele mai mici de 2400. Observam acest lucru apasand butonul Preview Results din tab-ul Mailings.

Pasul 3.
Putem acum sa si trimitem un email automat catre fiecare angajat. Pentru aceasta, din butonul derulant Finish & Merge, selectam optiunea Send Email Messages…

Pentru ca mesajele sa poata fi transmise, este obligatorie existenta programului Outlook si a unui cont de email configurat in acest program. Dupa completarea subiectului si apasarea butonului OK, se va deschide Outlook si se vor trimite automat aceste email-uri.