Lectia 8.1: Ce este un raport MS Access?

Preambul

Aveți posibilitatea sa creați mai multe rapoarte in Microsoft Access 2016, de la cele simple la cele complexe.

Gandiți-va in primul rand la sursa de inregistrari a raportului. Indiferent daca raportul este o simpla listare de inregistrari sau o evidența grupata pe regiuni a vanzarilor, trebuie sa stabiliți mai intai care campuri conțin datele pe care doriți sa le vizualizați in cadrul raportului si in ce tabele sau interogari se afla.

Dupa ce alegeți sursa de inregistrari, este, de regula, mai usor de creat raportul utilizand wizard-ul (asistentul pentru crearea rapoartelor). Acesta este o caracteristica din Access care genereaza un raport pe baza raspunsurilor pe care le furnizați la o serie de intrebari.

Pasul 0
Descarcați arhiva care conține fisierul ajutator si dezarhivați-l.

Pasul 1
Efectuați dublu click pe raportul Angajati. (1)
Acest raport a fost creat cu ajutorul wizard-ului (asistentul pentru crearea rapoartelor) pe baza datelor din tabelul cu angajați.
Acest raport conține anumite zone standard: denumirea raportului, data generarii, numarul paginii.
Toate aceste elemente pot fi modificate din modul de proiectare.
Efectuați un click pe comanda Layout View (Modul de vizualizare Aspect). (2)
O data accesat modul de modificare a aspectului raportului, in Ribbon (Panglica) se activeaza patru tab-uri.
Primul dintre acestea este Design (Proiectare).
Cu ajutorul comenzilor existente aici putem sa modificam tema, sa inseram controale, campuri, logo-uri, numere de pagina, etc.
Efectuați un click pe tab-ul Arrange (Aranjare). (3)
Cu ajutorul comenzilor din acest tab putem sa modificam coloanele, randurile, liniile de grila, etc.
Efectuați un click pe tab-ul Format (Formatare). (4)
Opțiunile din acest tab permit formatarea coloanelor raportului, inserarea imaginilor de fundal, aplicarea formatarilor condiționate, etc.
Efectuați un click pe tab-ul Page Setup (Configurare pagina). (5)
Comenzile din acest tab permit modificarea dimensiunilor foii si a aspectului paginii.

Lectia 8.2: Realizarea unui raport simplu folosind Wizard-ul (Asistentul pentru crearea rapoartelor)

Preambul
Aveți posibilitatea sa utilizați wizard-ul (asistentul pentru crearea rapoartelor) pentru a efectua o selecție a campurilor care apar in raport.

De asemenea, se poate specifica modul in care se grupeaza sau se sorteaza datele si se pot utiliza campuri din mai multe tabele sau interogari, daca specificați mai intai relațiile dintre tabele si interogari.

Pasul 0
Descarcați arhiva care conține fisierul ajutator si dezarhivați-l.

Pasul 1
Efectuați un click pe tab-ul Create (Creare). (1)
Efectuați un click pe comanda Report Wizard (Asistentul pentru crearea rapoartelor). (2)

Pasul 2
In prima fereastra a asistentului putem alege campurile care dorim sa apara in cadrul raportului.
Avand selectat in lista Tables/Queries (Tabele/Interogari) tabelul pe baza caruia dorim sa generam raportul, pentru a include toate campurile din tabel in cadrul raportului, efectuați un click pe butonul indicat. (1)
Efectuați un click pe butonul Next (Urmatorul). (2)
La acest pas putem alege nivele de grupare pentru informațiile din raport.
Efectuați un click pe butonul Next (Urmatorul). (3)
La acest pas putem alege sa sortam informațiile din raport pe baza a cel mult patru campuri, selectandu-le din listele derulante si apasand butonul din dreapta acestora pentru a stabili tipul de sortare (ascendenta sau descendenta).
Efectuați un click pe butonul Next (Urmatorul). (4)
La acest pas putem putem specifica modul de asezare in pagina.
Putem stabili un aspect (Layout) si o orientare (Orientation).
Efectuați un click pe butonul Next (Urmatorul). (5)
La acest ultim pas putem atribui o denumire raportului creat si putem alege sa vizualizam datele pe care le conține sau sa modificam structura raportului.
Efectuați un click pe butonul Finish (Finalizare). (6)
In acest moment, raportul a fost generat.
De aici inainte putem accesa modul de proiectare, pentru a-i aduce diverse imbunatațiri.

Lectia 8.3: Realizarea unui raport grupat folosind Wizard-ul (Asistentul pentru crearea rapoartelor)

Preambul
Informațiile sunt deseori mai usor de ințeles atunci cand sunt imparțite pe grupuri.

De exemplu, un raport care grupeaza vanzarile dupa regiune poate sa scoata in evidența anumite tendințe care ar trece altfel neobservate.

In plus, plasarea totalurilor la finalul fiecarui grup din raport, efectuate de calculator, poate inlocui multe operațiuni manuale. Microsoft Access 2016 usureaza lucrul cu rapoartele grupate.

Aveți posibilitatea sa creați un raport grupat de baza utilizand wizard-ul (asistentul pentru crearea rapoartelor), sa adaugați gruparea si sortarea la un raport existent sau sa revizuiți opțiunile de grupare si sortare deja definite.

Pasul 0
Descarcați arhiva care conține fisierul ajutator si dezarhivați-l.

Pasul 1
Efectuați un click pe tab-ul Create (Creare). (1)
Efectuați un click pe comanda Report Wizard (Asistentul pentru crearea rapoartelor). (2)

Pasul 2
In prima fereastra a asistentului putem alege campurile care dorim sa apara in cadrul raportului.
Avand selectat in lista Tables/Queries (Tabele/Interogari) tabelul pe baza caruia dorim sa generam raportul, pentru a include campul indicat in cadrul raportului, efectuați dublu click pe acesta. (1)
Efectuați dublu click pe campul indicat pentru a-l include in cadrul raportului. (2)
Efectuați dublu click pe campul indicat pentru a-l include in cadrul raportului. (3)
Efectuați dublu click pe campul indicat pentru a-l include in cadrul raportului. (4)
Efectuați un click pe butonul Next (Urmatorul). (5)

Pasul 3
La acest pas vom alege sa grupam raportul in funcție de orase.
Efectuați dublu click pe campul Orasul. (1)
Efectuați un click pe butonul Next (Urmatorul). (2)
La acest pas putem alege anumite campuri in funcție de care sa se realizeze sortarea inregistrarilor.
Efectuați un click pe butonul indicat. (3)
Efectuați un click pe campul Nume. (4)
Efectuați un click pe butonul Next (Urmatorul). (5)
Efectuați un click pe butonul Next (Urmatorul). (6)
Efectuați un click pe butonul Finish (Finalizare). (7)
In acest moment, a fost generat un raport grupat dupa orase si cu inregistrarile din cadrul lor ordonate alfabetic in funcție de nume.
Putem, desigur, sa accesam modul de proiectare si sa ii mai aducem diverse imbunatațiri.

Lectia 8.4: Realizarea unui raport pe baza unei interogari folosind Wizard-ul (Asistentul pentru crearea rapoartelor)

Preambul
Rapoartele pot fi create si prin folosirea datelor rezultate din rularea unei interogari.

Interogarea pe care se bazeaza raportul ce urmeaza sa il cream afiseaza persoanele nascute intre anumite date calendaristice (minima si maxima), specificata de utilizator.

Sintaxa folosita in cadrul interogarii utilizeaza funcția Between si are forma:

Between [Introduceti valoarea minima] and [Introduceti valoarea maxima]

Pasul 0
Descarcați arhiva care conține fisierul ajutator si dezarhivați-l.

Pasul 1
Efectuați un click pe tab-ul Create (Creare). (1)
Efectuați un click pe comanda Report Wizard (Asistentul pentru crearea rapoartelor). (2)

Pasul 2
Efectuați un click pe butonul indicat. (1)
Efectuați un click pe opțiunea Query: Data_Nasterii (Interogare: Data_Nasterii). (2)
Efectuați un click pe butonul de adaugare totala. (3)
Efectuați un click pe butonul Next (Urmatorul). (4)
Efectuați un click pe butonul Next (Urmatorul). (5)
Efectuați un click pe butonul Next (Urmatorul). (6)
Efectuați un click pe butonul Next (Urmatorul). (7)
Efectuați un click pe butonul Finish (Finalizare). (8)

Pasul 3
Ori de cate ori vom deschise acest raport, va rula si interogarea care sta la baza acestuia.
Aceasta interogare ne va cere sa introducem doi parametri (data calendaristica minima si data calendaristica maxima) pentru a afisa numai persoanele nascute in acest interval.
Dupa ce am introdus data calendaristica minima, efectuați un click pe butonul OK. (1)
Dupa ce am introdus data calendaristica maxima, efectuați un click pe butonul OK. (2)
In acest moment, in cadrul raportului au aparut doar acele rezultate care corespund criteriului cerut de interogare.