Lectia 7.1: Ribbon (Panglica) – Descriere

Preambul

Incepand cu versiunea Office 2010, Outlook a primit in sfarsit ribbon (panglica). Acest ribbon (panglica) inlocuieste meniurile si toolbar-urile (barele de instrumente) clasice din interfata Outlook-ului.

Tab-urile pot fi personalizate sau pot fi chiar introduse alte tab-uri realizate de noi.

 Pasul 1
Din cele patru tab-uri din ribbon (panglica), doar tab-ul HOME (PORNIRE) isi modifica in totalitate comenzile, restul tab-urilor pastrandu-si acelasi rol, indiferent de sectiunea in care ne aflam.
In sectiunea Mail (Posta), tab-ul HOME (PORNIRE) ne permite sa cream un email nou sau alte elemente (calendare, programari, etc.), sa curatam conversatiile redundante sau sa raspundem la mesajele primite.
Executa un click pe sectiunea Calendar (Calendar) (1).
Tab-ul HOME (PORNIRE) din sectiunea Calendar (Calendar) ne permite sa cream intalniri, sa partajam un calendar, sa modificam modul de vizualizare, etc.
Executa un click pe sectiunea People (Persoane) (2).
Tab-ul Home (PORNIRE) din sectiunea People (Persoane) ne permite sa cream contacte noi, grupuri de contacte, intalniri, sa partajam contacte, sa realizam imbinarea corespondentei, etc.
Executa un click pe sectiunea Tasks (Activitati) (3).
Tab-ul HOME (PORNIRE) din sectiunea Tasks (Activitati) contine comenzi utile pentru crearea de activitati noi, de marcare a activitatilor, de atribuire a categoriilor de culori, etc.

Pasul 2
Tab-ul SEND/RECEIVE (TRIMITERE/PRIMIRE) contine comenzi ce ne permit sa interogam serverul pentru mesaje noi, sa lucram offline, etc.
Tab-ul Folder (fOLDER) contine comenzi ce ne permit sa cream foldere noi, foldere de cautare, sa rulam reguli, sa recuperam elementele sterse, etc.
Tab-ul VIEW (VIZUALIZARE) contine comenzi ce ne permit sa modificam modul de vizualizare, etc.

Lectia 7.2: Ribbon (Panglica) – Modificare

Preambul

In cadrul versiunii Microsoft Office 2013, modificarea ribbon-ului (panglicii) a devenit mult mai usoara. Acum ne putem crea tab-uri noi si le putem personaliza cu orice comanda existenta sau cod macro.

In plus, avem posibilitatea de a modifica (adauga sau elimina) si comenzile din celelalte tab-uri din cadrul ribbon-ului (panglicii). In acest exemplu, vom insera un nou grup si ii vom adauga o comanda ce se regaseste in alte tab-uri.

Pasul 1
Executa un click pe butonul indicat (1).
Executa un click pe optiunea More Commands (Mai multe comenzi) (2).
Executa un click pe optiunea Customize Ribbon (Personalizare panglica) (3).

Pasul 2
Avand selectat in panoul din partea dreapta tab-ul Home (Mail) – Pornire (Posta) – executa un click pe butonul indicat (1) pentru a crea un nou grup in cadrul acestuia.
Executa un click pe butonul Rename (Redenumire) (2) pentru a redenumi elementul selectat in panoul din partea dreapta, in cazul nostru grupul tocmai creat.
Apasa pe tasta Delete pentru a sterge vechea denumire a grupului.
Dupa ce am introdus noua denumire pentru grup, executa un click pe butonul OK (3).

Pasul 3
Acum urmeaza sa adaugam comenzile dorite.
Executa un click pe comanda indicata (1).
Executa un click pe butonul Add (Adaugare) (2) pentru a adauga comanda selectata in panoul din partea stanga in cadrul grupului selectat in panoul din partea dreapta.
Executa un click pe butonul OK (3).
Acum, in tab-ul HOME (PORNIRE) a aparut noul grup de comenzi impreuna cu comanda adaugata anterior.

Lectia 7.3: Quick Access Toolbar (Bara de instrumente acces rapid) – Modificare

Preambul

Bara de instrumente acces rapid este o bara de instrumente particularizabila, care contine un set de comenzi ce sunt independente de fila care este afisata in mod curent.

Aveti posibilitatea sa adaugati la bara de instrumente Acces rapid butoane care reprezinta comenzi.

Nota:

La bara de instrumente acces rapid se pot adauga numai comenzi.

Continutul majoritatii listelor, cum ar fi indentarea si valorile de spatiere, este reprezentat de stiluri individuale, care apar de asemenea in ribbon (panglica), dar nu se pot adauga la bara de instrumente acces rapid.

Pasul 1
Executa un click pe butonul indicat (1).
Executa un click pe butonul More Commands (Mai multe comenzi) (2).

Pasul 2
Din acest meniu putem alege sa vizualizam comenzile din tab-urile existente in ribbon (panglica) sau din tab-urile care sunt ascunse.
Pentru a adauga o comanda in lista de elemente pentru bara de acces rapid, cea mai comoda metoda este sa efectuam dublu click pe comanda respectiva.
Executa dublu click pe comanda indicata (1).
Executa un click pe butonul OK (2).
Acum, pe bara de acces rapid apare comanda introdusa de noi la pasii anteriori.

Lectia 7.4: Meniul FILE – Backstage View (FIsIER – Vedere din spatele scenei)- Descriere

Preambul

Noua facilitate Backstage View (butonul File) – Vedere din spatele scenei (butonul FIŞIER), ofera acces rapid la principalele functionalitati pentru lucrul cu documente.

Backstage View (Vedere din spatele scenei) a inlocuit meniul File (Fisier) existent in versiunile precedente (’97-2003) si butonul Office (2007), oferind acces unitar la functiile de salvare, imprimare, partajare si publicare pe Web a documentelor.

Pasul 1
Executa un click pe butonul FILE (FIŞIER) (1).
In meniul Info (Informatii) gasim setari pentru conturile de email, pentru asistentul Out of Office (Plecat din birou), pentru reguli si alerte, etc.
Executa un click pe optiunea Open & Export (Deschidere si export) (2).

Pasul 2
In acest meniu gasim optiuni ce ne permit exportul listelor de contacte, a fisierelor personale, etc.
Meniul Save As (Salvare ca) ne permite sa salvam mesajul curent in diferite formate.
Meniul Save Attachments (Salvare atasamente) ne permite sa salvam toate fisierele atasate la mesajul curent.
Executa un click pe optiunea Print (Tiparire) (1).

Pasul 3
In cadrul versiunii 2013, meniurile Print (Tiparire) si Print Preview (Previzualizare inaintea imprimarii) au suferit modificari majore.
Acum gasim in aceeasi fereastra atat optiunile de imprimare cat si modul de vizualizare a datelor ce urmeaza a fi imprimate.
Executa un click pe optiunea Office Account (Cont Office) (1).

Pasul 4
In acest meniu avem acces la servicii conectate, dar si la informatii despre produs.
Meniul Options (Optiuni) contine optiuni generale ale Outlook-ului:
– setari pentru salvare, pentru limba, pentru personalizare ribbon (panglica) sau Quick Access Toolbar (Bara de instrumente acces rapid), etc.
Executa un click pe optiunea Exit (Iesire) (1).

Lectia 7.5: Meniul Outlook Options (Optiuni Outlook) – Descriere

Preambul

In versiunile anterioare, pentru a realiza diferite setari pentru Outlook, se accesa meniul Tools (Instrumente) si se alegea optiunea Options (Optiuni).

Fiindca nu mai exista astfel de meniuri in Outlook 2013, butonul care acceseaza meniul de setari este localizat in cadrul butonului File (Fisier).

Pasul 1
Executa un click pe butonul FILE (FIŞIER) (1).
Executa un click pe optiunea Options (Optiuni) (2).
Aceasta fereastra contine setarile necesare aplicatiei Outlook.
In meniul General (Generalitati) gasim setari generale cum ar fi:
– stabilirea utilizatorului copiei de Microsoft Outlook;
– stabilirea Outlook-ului ca si client implicit de E-mail;
– etc.
Executa un click pe optiunea Mail (Posta) (3).

Pasul 2
In acest meniu gasim optiuni ce ne permit modificarea setarilor pentru mesajele pe care le cream si primim.
Executa un click pe optiunea Calendar (Calendar) (1).

Pasul 3
In acest meniu gasim setari pentru calendare, intalniri dar si pentru modificarea optiunilor regionale (timp, etc.).
Executa un click pe optiunea People (Persoane) (1).

Pasul 4
In acest meniu gasim diverse setari pentru lucrul cu contactele din agenda.
Executa un click pe optiunea Tasks (Activitati) (1).

Pasul 5
In acest meniu gasim un set de setari pentru activitati.
Executa un click pe optiunea Search (Cautare) (1).

Pasul 6
Aici putem modifica setarile optiunii de cautare instantanee, dar si optiunile pentru afisarea rezultatelor.
Executa un click pe optiunea Language (Limba) (1).

Pasul 7
In meniul Language (Limba) gasim setari pentru alegerea limbilor de editare.
Aceste limbi contin optiuni precum verificari gramaticale, dictionare, etc.
Executa un click pe optiunea Advanced (Avansat) (1).

Pasul 8
In meniul Advanced gasim optiuni avansate pentru lucrul cu Outlook, cum ar fi:
– personalizarea panourilor;
– optiuni de auto-arhivare;
– etc.
Executa un click pe optiunea Customize Ribbon (Personalizare panglica) (1).

Pasul 9
In meniul Customize Ribbon (Personalizare panglica) gasim optiunile de modificare a ribbon-ului (panglicii).
Din cadrul acestui meniu putem alege ce comenzi sa ne apara in ribbon (panglica), putem crea tab-uri noi si le putem personaliza mult mai usor.
Executa un click pe optiunea Quick Access Toolbar (Bara de instrumente acces rapid) (1).

Pasul 10
In meniul Quick Access Toolbar (Bara de instrumente acces rapid) gasim optiuni ce ne permit sa modificam comenzile de pe bara de instrumente acces rapid.
Executa un click pe optiunea Add-Ins (Programe de completare) (1).

Pasul 11
In meniul Add-Ins (Programe de completare) gasim optiuni ce ne permit inserarea, activarea sau dezactivarea programelor de completare ce ofera posibilitatea aducerii unor comenzi noi.
Executa un click pe optiunea Trust Center (Centru de incredere) (1).

Pasul 12
Acest meniu ne ofera posibilitatea alegerii optiunilor de protejare a datelor personale si diverse optiuni de securitate.
Executa un click pe butonul OK (1).

Lectia 7.6: Cum putem sa configuram fereastra de alerte?

Preambul

Pentru a nu verifica periodic sa vedem cand soseste un email nou, Outlook are o fereastra de alerte. Aceasta apare ori de cate ori soseste un mesaj nou.

Aceasta fereastra de alerte are un anumit timp de afisare dar si o anumita transparenta.

Pasul 1
Executa un click pe butonul FILE (FIŞIER) (1).
Executa un click pe optiunea Options (Optiuni) (2).
Executa un click pe optiunea Mail (Posta) (3).
Executa un click pe butonul Desktop Alert Settings (Configurari pentru alerte desktop) (4).

Pasul 2
Din acest meniu putem seta timpul de afisare a alertei si transparenta ferestrei de alerte.
Setarile alese sunt:
– vizibilitate timp de 10 secunde;
– transparenta de 12%.
Pentru a vedea cum arata aceste modificari, exista un buton ce ne ofera o previzualizare.
Executa un click pe butonul Preview (Previzualizare) (1).
Executa un click pe butonul OK (2).
In acest moment, setarile ferestrei de alerte au fost salvate.
Executa un click pe butonul OK (3).

Lectia 7.7: Cum putem sa imprimam un email?

Preambul

Ca si celelalte aplicatii Office (Word, Excel, etc.), Outlook are un instrument de previzualizare inainte de tiparire.

Datorita noului mod de previzualizare inaintea imprimarii, avem posiblitatea de a realiza configurarile de tiparire mult mai usor.

Pasul 1
Executa un click pe butonul FILE (FIŞIER) (1).
Executa un click pe optiunea Print (Tiparire) (2).

Pasul 2
In cazul in care avem email-urile grupate in conversatii si selectam o intreaga conversatie, instrumentul Print Preview (Previzualizare inaintea imprimarii) nu poate genera de prima data o previzualizare a mesajelor.
Executa un click pe butonul Preview (Previzualizare) (1).
In cazul in care dorim sa operam diverse setari pentru imprimanta, putem realiza acest lucru tot din acest meniu.
Executa un click pe butonul Print (Tiparire) (2).
In acest moment, mesajul a fost tiparit conform specificatiilor noastre.

Lectia 7.8: Cum putem sa exportam un fisier *.ost intr-un fisier *.pst?

Preambul

In momentul in care alegeti sa configurati un cont de email de tip Exchange in Outlook, acesta din urma genereaza un fisier de tip *.ost (Offline Storage Table), in care pastreaza o copie a mesajelor de pe server, pentru acces offline.

Exista cazuri in care doriti sa realizati o copie a mesajelor din Outlook. Acest lucru se realizeaza prin exportarea acestora intr-un fisier *.pst (Personal Storage Table), fisier care poate fi atasat oricand in Outlook.

Pasul 1
Executa un click pe butonul FILE (FIŞIER) (1).
Executa un click pe optiunea Open & Export (Deschidere si export) (2).
Executa un click pe optiunea Import/Export (Import/Export) (3).

Pasul 2
Executa dublu click pe optiunea Export to a file (Export intr-un fisier) (1).
Executa dublu click pe optiunea Outlook Data File (.pst) (Fisier de date Outlook (.pst)) (2).
Executa un click pe folderul indicat (3).
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (4).
Executa un click pe butonul Finish (Finalizare) (5).

Pasul 3
Acest pas este optional, deci, daca dorim sa adaugam o parola pentru fisierul personal, o putem face acum sau mai tarziu.
Executa un click pe butonul OK (1).
In acest moment, fisierul personal a fost creat si a fost atasat, in mod automat, in Outlook.

Lectia 7.9:Cum putem sa lucram cu optiunea Recover Deleted Items (Recuperare elemente sterse)?

Preambul

Un avantaj al utilizarii unui cont de tip Exchange in Outlook este acela ca putem utiliza optiunea Recover Deleted Items (Recuperare elemente sterse), pentru a recupera mesajele sterse.

In functie de politicile de retinere, stabilite la nivel administrativ, mesajele sterse pot fi recuperate in maxim 14 zile. Totusi, aceasta perioada se poate extinde pana la maxim 30 de zile, doar de catre un administrator.

Pasul 1
Executa un click pe butonul Recover Deleted Items (Recuperare elemente sterse) (1).
In aceasta fereastra vom regasi toate elementele sterse de catre utilizator.
Aici, avem posibilitatea de a recupera un email sau mai multe.
Nota: Mesajele vor fi salvate in folder-ul curent.
Executa un click pe mesajul indicat (2).
Executa un click pe butonul Recover Selected Items (Recuperare elemente selectate) (3).
In acest moment, in Inbox (Casuta de intrare) a aparut mesajul selectat anterior.

Lectia 7.10: Cum putem sa conectam Microsoft Outlook la diverse conturi de socializare?

Preambul

Microsoft Outlook ne permite sa ne conectam la diverse conturi de socializare: Facebook, LinkedIn si My Site.

Daca inainte era nevoie de un Add-In (Program de completare) special pentru asa ceva, acum integrarea cu site-urile de socializare este nativa.

Pasul 1
Executa un click pe butonul People Pane (Panoul de persoane) (1).
Executa un click pe optiunea Account Settings (Configurari ale contului) (2).

Pasul 2
Pentru acest exemplu ne vom conecta la site-ul personal din Office 365.
Bifeaza optiunea My Site (1).
Executa un click pe butonul Connect (Conectare) (2).
Executa un click pe butonul OK (3) pentru a confirma numele de utilizator si parola de conectare.
In acest moment, Outlook a fost conectat la site-ul de echipa.
Executa un click pe butonul Finish (Finalizare) (4).
Din acest moment vom vedea ce update-uri posteaza colegii din echipa, dar si alte activitati.
Executa un click pe butonul Close (Inchidere) (5).

Lectia 7.11: Cum putem sa revenim la aspectul clasic al panoului de navigare?

Preambul

Intreaga suita Office 2013 a suferit o modificare majora la partea de aspect.

In Outlook 2013, butoanele de navigare intre sectiunile clientului de email au fost transformate in texte cu legatura catre sectiunile specifice.

Pentru a reveni la aspectul clasic al panoului de navigare, dar si pentru a castiga ceva spatiu de vizualizare, se poate renunta oricand la noul mod de vizualizare.

Pasul 1
Executa un click pe butonul indicat (1).
Executa un click pe optiunea Navigation Options (Optiuni de navigare) (2).

Pasul 2
Executa dublu click pe campul indicat din tabel (1) pentru a-l adauga intr-o coloana a interogarii.
Executa dublu click pe campul indicat din tabel (2) pentru a-l adauga intr-o coloana a interogarii.
Dupa ce s-a efectuat click cu butonul drept al mouse-ului in campul Field (Camp) din cea de-a treia coloana a interogarii, executa un click pe optiunea Zoom (Panoramare) (3).
Cu ajutorul acestei sintaxe vom extrage anul nasterii din coloana DataN.
Executa un click pe butonul OK (4).

Lectia 7.12: Cum putem sa utilizam optiunea Touch/Mouse Mode (Modul Atingere/Mouse)?

Preambul

Pentru utilizatorii dispozitivelor cu ecrane sensibile la atingere, Microsoft Office dispune de o setare ce permite modificarea dimensiunii/pozitiei comenzilor din ribbon (panglica).

Astfel ca, dupa activarea modului Touch (Atingere), interfata devine mai “aerisita”; mai exact, creste distanta dintre butoane, butoanele isi modifica dimensiunea, etc.

Pasul 1
Din Quick Access Toolbar (Bara de instrumente acces rapid) vom activa optiunea Touch Mode (Modul Atingere).
Executa un click pe butonul indicat (1).
Executa un click pe optiunea Touch Mode (Modul Atingere) (2).

Pasul 2
Pentru a comuta intre modul Touch (Atingere) si modul Mouse (Mouse), este suficient sa executati un click pe comanda adaugata in Quick Access Toolbar (Bara de instrumente acces rapid).
Executa un click pe butonul indicat (1).
Dupa cum se poate observa, interfata, mai exact ribbon-ul (panglica), si-a modificat dimensiunea. Acum butoanele sunt mai mari, mai distantate, etc.
Pentru a reveni la modul initial, executa un click pe butonul Touch Mode (Modul Atingere) (2).
Astfel se poate lucra cu optiunea Touch (Atingere) in Microsoft Outlook.