Lectia 4.1: Cum putem sa cream un contact?

Preambul

Este bine sa salvam datele de contact ale persoanelor cu care corespondam. Salvarea acestor informatii ne scuteste de efortul de a cauta, prin multitudinea de email-uri, adresa de contact a unei persoane.

Pasul 1
Executa un click pe butonul New Contact (Contact nou) (1).
Executa un click pe butonul Full Name (Nume intreg) (2).
In acest meniu vom completa datele persoanei de contact:
– apelativ;
– nume;
– prenume
– etc.
Executa un click in campul First (Prenume) (3).
Executa un click in campul Last (Nume) (4).
Executa un click pe butonul OK (5).

Pasul 2
In functie de datele personale pe care le avem la dispozitie, putem completa majoritatea campurilor:
– meseria;
– adresa de email;
– imagine;
– numere de telefon;
– etc.
Executa un click in campul E-mail (Email) (1).
Executa un click in campul Display as (Afiseaza ca) (2).
Executa un click in campul Web page address (Adresa de pagina web) (3).
Dupa ce am introdus toate informatiile, vom salva contactul.
Executa un click pe butonul Save & Close (Salvare si inchidere) (4).
In acest moment, contactul a fost creat si adaugat in sectiunea de contacte din People Hub (Centrul de persoane).

Lectia 4.2: Cum putem sa modificam proprietatile unui contact?

Preambul

In In mod implicit, modul de vizualizare a contactelor este People (Persoane), astfel ca, atunci cand vom dori sa modificam datele unui contact, vechea interfata nu va mai fi afisata.

Pentru a modifica datele unui contact, avem la dispozitie trei metode:

1. Dublu click pe contact;
2. Click pe legatura profilului din cartea de contact;
3. Modificarea vizualizarii din People (Persoane) in Business Card (Carte de vizita de afaceri).

Pasul 1
Executa dublu click pe contactul indicat (1).
Folosind acest editor de contacte, vom adauga o singura modificare.
Executa un click pe optiunea Work (Loc de munca) (2).
Executa un click pe optiunea Company (Societate comerciala) (3).
Executa un click pe butonul Save (Salvare) (4).
Executa un click pe butonul de inchidere (5).

Pasul 2
O alta metoda consta in executarea un click pe legatura aferenta profilului de contacte personale, iar vechea interfata va fi afisata.
Executa un click pe legatura indicata (1).
Executa dublu click in zona indicata (2).
Executa dublu click pe imaginea indicata (3).
Executa un click pe butonul Save & Close (Salvare si inchidere) (4).
In acest moment, contactul ne afiseaza toate modificarile efectuate la pasii anteriori.

Lectia 4.3: Cum putem sa realizam o cautare in lista de contacte?

Preambul

Atunci cand aveti multe persoane de contact stocate, gasirea unui contact devine mai dificila.

Instrumentul de cautare din fereastra de contacte ne usureaza munca de cautare.

Pasul 1
Executa un click in caseta de cautare (1).
In acest moment, instrumentul Search (Cautare) ne afiseaza toate contactele care corespund criteriului nostru.

Pasul 2
Cautarea unui contact se poate realiza chiar si din sectiunea de email.
Executa un click pe tab-ul Mail (Posta) (1).
Executa un click in caseta de cautare (2).
In acest moment, operatia de cautare ne-a afisat toate rezultatele care se potrivesc cu ceea ce dorim noi.

Lectia 4.4: Cum putem sa cream un grup de contacte?

Preambul

Grupurile de contacte (fostele liste de distributie) sunt liste care contin mai multe adrese de email.

Aceste liste au rolul de a elimina efortul de cautare a anumitor contacte la care trimitem periodic email-uri.

De exemplu, lunar este trimis un email catre un anumit departament.

De ce trebuie lunar sa stam sa cautam acele contacte si apoi ce se intampla daca din cauza grabei uitam un contact sau trimitem altei persoane acel mesaj ?

Aceste probleme se pot evita prin crearea unor grupuri de contacte.

Pasul 1
Executa un click pe butonul New Contact Group (Grup de contact nou) (1).
Dupa ce am stabilit numele echipei, vom adauga membrii componenti.
Executa un click pe butonul Add Members (Adaugare membri) (2).
Executa un click pe optiunea From Outlook Contacts (Din contactele Outlook) (3).
Executa dublu click pe contactul indicat (4).
Executa dublu click pe contactul indicat (5).
Executa dublu click pe contactul indicat (6).
Executa un click pe butonul OK (7).
Executa un click pe butonul Save & Close (Salvare si inchidere) (8).

Pasul 2
In acest moment, grupul de contacte a fost creat si poate fi folosit oricand este nevoie (email, activitati, etc.).
Executa un click pe butonul New Items (Elemente noi) (1).
Executa un click pe optiunea E-mail Message (Mesaj de posta electronica) (2).
Executa un click pe butonul To (Catre) (3).
Executa un click pe butonul indicat (4).
Executa dublu click pe grupul de contact indicat (5).
Executa un click pe butonul OK (6).
Acum tot ce mai ramane de facut este sa completam mesajul si sa il expediem.
Acesta va fi directionat catre toti membrii grupului.

Lectia 4.5: Cum putem sa grupam contactele pe categorii?

Preambul

Pentru o mai buna gestionare a contactelor din Outlook, avem posibilitatea de a le grupa in functie de categorii.

Aceste categorii pot fi personalizate in functie de nevoile utilizatorului.

Pasul 1
Executa un click pe butonul View Settings (Configurari ale vederii) (1).
Executa un click pe butonul Group By (Grupare dupa) (2).
Executa un click pe butonul Clear All (Eliminare totala) (3).

Pasul 2
Dupa ce am eliminat toate configurarile de grupare, vom realiza o grupare dupa coloana CATEGORIES (CATEGORII).
Executa un click pe butonul indicat (1).
Executa un click pe butonul indicat (2).
Executa un click pe optiunea Categories (Categorii) (3).
Executa un click pe butonul OK (4).
Executa un click pe butonul OK (5).
In acest moment, contactele au fost grupate in doua categorii: Echipa si None (nu a fost atribuita nicio categorie).

Lectia 4.6: Cum putem sa exportam contactele?

Preambul

Atunci cand vrem sa transferam anumite informatii intre diferiti clienti de email, cea mai comuna forma de transfer se regaseste in exportul/importul fisierelor CSV (comma-separated values – valori separate prin virgula).

Acest format este cel mai familiar si este suportat de majoritatea sistemelor de gestiune a bazelor de date dar si de majoritatea soft-urilor.

In exemplul acesta vom exporta lista de contacte intr-un fisier CSV.

Facem acest export deoarece vrem sa folosim contactele intr-o baza de date care va face parte dintr-un proiect ce are scopul de a crea o serie de documente folosind instrumentul Mail Merge (Imbinarea corespondentei).

Pasul 1
Executa un click pe butonul FILE (FIŞIER) (1).
Executa un click pe optiunea Open & Export (Deschidere si export) (2).
Executa un click pe optiunea Import/Export (Import sau Export) (3).

Pasul 2
Executa dublu click pe optiunea Export to a file (Export intr-un fisier) (1).
Executa dublu click pe optiunea Comma Separated Values (Valori separate prin virgula) (2).
Din lista Select folder to export from (Selecteaza folderul din care export) vom alege folderul care ne intereseaza. In acest caz, folderul Contacts (Contacte) este selectat implicit.
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (3).
In acest moment trebuie sa alegem locatia de salvare a listei exportate.
Executa un click pe butonul Browse (Rasfoire) (4).
Executa un click pe butonul OK (5).
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (6).
Executa un click pe butonul Finish (Finalizare) (7).
Acesta este fisierul exportat.
Din acest moment, pentru a-l pregati pentru Mail Merge (Imbinarea corespondentei), va trebui sa folosim instrumentul Text To Columns (Text pe coloane) pentru a delimita campurile necesare.