Lectia 3.1: Ce sunt resursele?

Preambul
Resursele sunt necesare pentru a indeplini activitatile proiectului.
Ele pot fi oameni, echipamente, instalatii, etc., necesare pentru finalizarea unei activitati de proiect.
Lipsa de o resursa va fi, prin urmare, o constrangere privind finalizarea activitatii de proiect.

Exista doua mari tipuri de resurse:
– resurse de tip Work (resursele umane, dar si toate utilajele);
– resurse de tip Material (toate consumabilele).

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Pentru a atribui o resursa la o activitate, va trebui intai sa trecem in modul de vizualizare Resource Sheet, mod care ne permite sa inseram mai usor resurse.
Executa un click pe butonul indicat (1).
Executa un click pe vederea indicata (2).
Aceasta foaie de resurse ne permite sa atribuim o resursa, si apoi sa ii modificam costul, unitatea de masura, etc.
Executa un click in campul indicat (3).
Apasa pe tasta Enter.
Vom continua in aceeasi maniera, introducand pe rand toate resursele necesare proiectului.
In acest moment am reusit sa introducem resursele dorite pentru anumite activitati din proiectul nostru.

Lectia 3.2: Gestionarea resurselor Work si Material

Preambul
In mod implicit, Project ne atribuie tipul Work pentru fiecare resursa inserata.
Tipul resursei alese si nivelul alocat influenteaza in mod direct durata activitatii.
Nivelul resurselor utilizate poate varia de la activitate la activitate, de la faza la faza.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Executa un click in campul indicat (1).
Apasa pe litera M de pe tastatura.
Apasa pe tasta Enter.
Executa un click in campul indicat (2).
Pentru a extinde acest tip de resursa, vom trage de manerul de umplere (3).

Pasul 2
Executa dublu click pe resursa indicata (1).
Spre deosebire de resursele de tip Material, cele de tip Work lucreaza dupa un calendar.
Apasa pe butonul indicat (2).
Executa dublu click pe resursa indicata (3).
Cele de tip Material nu au notiunea de calendar, de disponibilitate in cadrul unui proiect.
Ele exista din abundenta si atunci cand le vom aloca, o vom face dupa unitatea de masura.

Lectia 3.3: Stabilirea costurilor unei resurse

Preambul
Microsoft Project ne ofera posibilitatea de a stabili costul fiecarei resurse in parte.
Pentru exemplul nostru, vom stabili costul celor doua tipuri de resurse alocate proiectului nostru.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Executa dublu click pe resursa indicata (1).
In cadrul tab-ului Costs putem stabili costul resursei curente.
Standard Rate – costul resursei, atata timp cat este resursa interna;
Overtime Rate – costul resursei in afara orelor de program;
Per Use Cost – cost cerut de resursa o singura data pentru o anumita alocare.
Executa un click in campul indicat (2).
Apasa pe butonul indicat (3).
Apasa pe butonul OK (4).

Pasul 2
Executa dublu click pe resursa indicata (1).
Executa un click in campul indicat (2).
Apasa pe butonul indicat (3).
Apasa pe butonul OK (4).

Pasul 3
Executa dublu click pe resursa indicata (1).
Executa un click in campul indicat (2).
Apasa pe butonul indicat (3).
Apasa pe butonul indicat (4).
Cu ajutorul celor 3 optiuni din aceasta lista, putem stabili cand se incaseaza banii pentru task-ul curent.
Selecteaza optiunea Start (5).
Aceasta persoana va fi platita dupa inca o grila.
Se presupune ca inginerul de santier ramane peste noapte pe santier pentru a supraveghea lucrarea.
Executa un click pe tab-ul B (6).
Executa un click in campul indicat (7).
Apasa pe butonul indicat (8).
Apasa pe butonul indicat (9).
Acesti bani vor fi incasati zilnic.
Drept urmare, din meniul aparut, selecteaza optiunea Prorated (10).
Apasa pe butonul OK (11).

Pasul 4
Executa dublu click pe resursa indicata (1).
Executa un click in campul indicat (2).
Apasa pe butonul indicat (3).
Apasa pe butonul OK (4).

Pasul 5
Executa dublu click pe resursa indicata (1).
Executa un click in campul indicat (2).
Apasa pe butonul indicat (3).
Apasa pe butonul OK (4).

Pasul 6
Executa dublu click pe resursa indicata (1).
Executa un click in campul indicat (2).
Apasa pe butonul indicat (3).
Apasa pe butonul OK (4).

Pasul 7
Executa dublu click pe resursa indicata (1).
Executa un click in campul indicat (2).
Apasa pe butonul indicat (3).
Apasa pe butonul OK (4).

Pasul 8
Executa dublu click pe resursa indicata (1).
Executa un click in campul indicat (2).
Apasa pe butonul indicat (3).
Apasa pe butonul OK (4).

Pasul 9
Urmatoarea resursa, tarnacopul, nu are cost.
Totusi, am inserat-o in lista, deoarece ne vom folosi de disponibilitatea lui in cadrul firmei.
Pentru beton, dat fiind faptul ca este o resursa de tip material, costul se va pune pe unitate de masura.
Executa un click in campul indicat (1).
Apasa pe tasta Enter.
Executa dublu click pe resursa indicata (2).
Executa un click in campul indicat (3).
Apasa pe butonul indicat (4).
Apasa pe butonul OK (5).
Astfel am reusit sa stabilim costurile necesare fiecarei resurse.

Lectia 3.4: Stabilirea unui calendar de lucru pentru o resursa

Preambul
Unui proiect i se poate aloca un anumit calendar de lucru.

Calendarul stabileste orele de lucru pentru fiecare zi si zilele libere (exceptiile).

Toate resursele din proiect vor mosteni in mod automat respectivul calendar.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Executa un click pe comanda indicata (1).
Apasa pe butonul indicat (2).
Acesta este creat pe baza calendarului Standard, care este optiunea implicita, asa ca o vom lasa neschimbata.
Scrie numele Calendarul Meu si apoi apasa pe tasta Enter.
In acest moment, noul calendar a preluat toate informatiile din calendarul de baza.

Pasul 2
Executa un click pe tab-ul indicat (1).
In acest moment s-a activat butonul Details, unde putem stabili zilele si orele lucratoare pentru calendarul nou creat.
Executa un click pe butonul Details (2).
In lista din partea stanga, am ales zilele lucratoare ca fiind zilele de luni pana joi.
In continuare, iar din grupul de 3 optiuni din partea dreapta, o vom bifa pe cea care ne permite sa modificam orele lucratoare.
Bifeaza a 3-a optiune (3).
Executa un click pe eticheta liniei 2 (4).
Apasa pe tasta Delete.
Executa un click pe butonul OK (5).
Apasa pe butonul OK (6).

Pasul 3
Imediat dupa ce am creat un calendar, il putem asocia proiectului.
Executa un click pe comanda indicata (1).
Din lista de calendare, il vom alege pe cel nou creat la pasii anteriori.
Executa un click pe butonul indicat (2).
Selecteaza calendarul indicat (3).
Executa un click pe butonul OK (4).
In acest moment, resursele noastre vor fi programate pe baza noului calendar creat la pasii anteriori.

Lectia 3.5: Documentarea unei resurse

Preambul
Putem folosi Microsoft Project ca un “depozit” de informatii.

Putem stoca nu doar informatii specifice proiectului nostru, ci si alte informatii suplimentare cum ar fi: notite de tip text sau documente provenite din afara Microsoft Project, cum ar fi: alte planuri, materiale de studiu, etc.

Pentru exemplul nostru, vom insera o notita de tip text si vom insera si un document de tip Microsoft Word.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Executa dublu click pe resursa indicata (1).
Executa un click pe tab-ul indicat (2).
Aceasta sectiune ne permite sa inseram diverse notite.
Putem introduce un text, dar putem, de asemenea, sa atasam si diverse obiecte.
Sectiunea de notite cuprinde o zona de formatare a textului, dar si de inserare a unor obiecte, si mai contine si zona de text.
Executa combinatia de taste Ctrl+A (Select All).
Apasa pe butonul indicat (3).
Din acest meniu putem alege o formatare pentru textul introdus.
Executa un click pe stilul Bold (4).
Executa un click pe dimensiunea 14 (5).
Apasa pe butonul OK (6).

Pasul 2
Dupa ce am introdus si formatat textul dorit, vom atasa si un document ce contine mai multe informatii.
Apasa pe butonul indicat (1).
Bifeaza optiunea indicata (2).
Apasa pe butonul Browse (3).
Executa dublu click pe documentul indicat (4).
Aici avem posiblitatea de a stabili doua lucruri:
– putem realiza o legatura activa cu fisierul pe care il incorporam, prin bifarea optiunii Link;
– putem afisa doar icon-ul (poza) programului Word, poza pe care putem executa dublu click pentru a deschide documentul sau putem insera documentul asa si ne va fi afisat continutul acestuia in notite.
Apasa pe butonul OK (5).
In acest moment, alaturi de textul scris de noi, gasim si continutul documentului selectat anterior.
Apasa pe butonul OK (6).

Pasul 3
Executa dublu click in campul indicat (1).
Aici putem vizualiza textul introdus, dar si documentul atasat.
Pentru a deschide documentul, executa dublu click in zona indicata (2).
In acest moment, documentul atasat a fost deschis in Microsoft Word.
Datorita acestei metode de incorporare a fisierelor, atunci cand trimiteti cuiva acest proiect, nu mai trebuie sa ii dati si documentul pe care l-ati atasat, deoarece acesta este deja incorporat in proiect.

Lectia 3.6: Crearea unui camp personalizat pentru resurse (Custom field)

Preambul
In Microsoft Project putem stoca doua tipuri de informatii:
– informatii nestructurate (notite, etc.);
– informatii structurate (coloane personalizate, etc.).

Pe baza informatiilor structurate putem realiza filtrari, sortari, grupari, etc.

Pentru exemplul nostru, vom crea o coloana noua care va stoca numele persoanelor care raspund de resursele respective.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Executa un click pe comanda indicata (1).
Aici putem alege tipul de camp pe care vrem sa il inseram, ii putem modifica anumite atribute, optiuni de afisare, etc.
Pentru exemplul nostru, vom insera un camp in care se va introduce numarul de telefon al anumitor persoane.
Drept urmare, vom lasa ca tip de camp, tipul Text.
Executa un click pe butonul Rename (2).
Introduceti textul Telefon Persoana de Contact si apoi apasati pe tasta Enter.
Apasa pe butonul OK (3).

Pasul 2
Daca vom accesa meniul de informatii pentru resursa curenta, vom putea vizualiza si datele din noul camp creat.
Executa dublu click pe resursa indicata (1).
Executa un click pe tab-ul indicat (2).
In aceasta sectiune regasim campurile personalizate care sunt create la pasii anteriori.
Tot aici putem stabili si o valoare pentru campul creat.
Executa un click in zona indicata (3).
Executa un click pe butonul indicat (4).
Apasa pe butonul OK (5).

Pasul 3
O alta metoda de a vizualiza datele din campul personalizat, o reprezinta inserarea acelui camp alaturi de cele existente.
Dupa ce s-a executat click dreapta pe etichetele de coloana, din meniul contextual executa un click pe optiunea Insert Column (1).
Apasa pe tasta T de pe tastatura.
In aceasta lista gasim toate campurile existente, dar si pe cele personalizate.
Executa un click pe campul indicat (2).
In acest moment, campul creat la pasii anteriori a fost inserat alaturi de cele existente.
Se poate observa si numarul de telefon introdus anterior.