Lectia 3.1: Cum putem sa sortam mesajele?
Preambul
Sortarea este o operatiune foarte simplu de realizat in Outlook.
Exista doua tipuri de sortari:
– sortari simple, adica sortarile dupa o singura coloana;
– sortarile complexe, dupa mai multe coloane in acelasi timp.
Sortarile simple (dupa o singura coloana) se realizeaza foarte usor: este suficient sa executam click pe antetul coloanei dupa care vrem sa realizam sortarea.
Sortarile complexe se pot realiza din managerul de vederi, deoarece doar de acolo putem specifica acele coloane pe baza carora dorim sa realizam sortarea.
Pasul 1
Executa un click pe butonul View Settings (Configurari ale vederii) (1).
Executa un click pe butonul Sort (Sortare) (2).
Pasul 2
Vom dori sa realizam o sortare in functie de doua coloane: Size (Dimensiune) si From (De la).
Executa un click pe butonul indicat (1).
Executa un click pe optiunea indicata (2).
Executa un click pe butonul indicat (3).
Executa un click pe butonul indicat (4).
Executa un click pe optiunea indicata (5).
In acest moment am stabilit ca mesajele sa fie sortate descendent (optiunea Descending) in functie de dimensiune, si apoi ascendent (optiunea Ascending) in functie de expeditor.
Executa un click pe butonul OK (6).
Executa un click pe butonul OK (7).
Pasul 3
In acest moment, mesajele au fost sortate in functie de dimensiune, dar si in functie de expeditor.
Lectia 3.2: Filtrarea mesajelor dintr-o vedere – Partea I
Preambul
Operatia de filtrare este cea mai importanta in organizarea Inbox-ului (Casutei de intrare).
Una dintre cele mai raspandite probleme pe care le avem in Outlook este aglomerarea casutei de intrare cu sute sau poate mii de mesaje si astfel pierdem timp cu regasirea acelor mesaje care sunt importante pentru noi la un moment dat.
De aceea trebuie sa stim cat mai multe modalitati de filtrare a Inbox-ului (Casutei de intrare).
Pasul 1
Vom dori sa afisam doar mesajele expediate catre o anumita persoana.
De aceea, vom realiza o filtrare in functie de criteriul Sent To (Trimis catre).
Executa un click pe butonul View Settings (Configurari ale vederii) (1).
Executa un click pe butonul Filter (Filtrare) (2).
Pasul 2
Executa un click pe butonul Sent To (Trimis catre) (1).
Executa dublu click pe contactul indicat (2).
Executa un click pe butonul OK (3).
Executa un click pe butonul OK (4).
Executa un click pe butonul OK (5).
Pasul 3
In acest moment, in Inbox (Casuta de intrare) au ramas doar acele mesaje care corespund criteriului de filtrare.
Lectia 3.3: Filtrarea mesajelor dintr-o vedere – Partea a II-a
Preambul
In afara de filtrele statice pe care le putem adauga, putem sa cream asa numitele filtre on-demand, sau filtrele instant.
Acestea ne permit sa gasim foarte rapid un email.
Putem sa realizam filtrele instant in doua moduri:
– o modalitate este sa folosim caseta Search box (Caseta de cautare) de deasupra capului de tabel. Aici putem scrie orice cuvant/expresie. Cautarea se va face atat in subiect cat si in corpul mesajelor respective.
– o alta modalitate de realizare a cautarilor instant este sa apasam Ctrl + Shift + F sau sa folosim instrumentul Advanced Find (Gasire avansata).
Pasul 1
Executa un click in caseta de cautare (1).
Cautarea este instantanee, nemaifiind nevoie sa apasam pe tasta Enter pentru a incepe cautarea.
Pasul 2
Executa un click pe butonul Search Tools (Instrumente de cautare) (1).
Executa un click pe optiunea Advanced Find (Gasire avansata) (2).
Un avantaj al folosirii acestui instrument este faptul ca putem realiza filtrari in functie de mai multe criterii.
Executa un click in campul indicat (3).
Apasa pe tasta Enter.
Aceasta optiune de cautare ne-a gasit toate mesajele care contin in campul Subject (Subiect) cuvantul pe care l-am specificat drept criteriu de cautare.
Lectia 3.4: Filtrarea mesajelor dintr-o vedere – Partea a III-a
Preambul
Sa presupunem ca vrem sa gasim toate email-urile care fac parte dintr-o categorie anume (in cazul nostru Red Category – Categoria Rosie). Acest instrument nu este o cautare in adevaratul sens al cuvantului.
In orice folder din Outlook am fi, daca atribuim categoria Red (Rosie) unui email, imediat il vom regasi si in Search Folder-ul (Folderul de cautare) creat.
De retinut ca aceste foldere nu ocupa decat foarte putin spatiu, pentru ca ele nu contin mesaje, ci doar o simpla referinta catre mesajele care indeplinesc o anumita conditie.
Pasul 1
Executa un click pe butonul New Search Folder (Folder de cautare nou) (1).
Executa un click pe butonul indicat (2).
Executa un click pe optiunea Categorized mail (Posta clasificata) (3).
Executa un click pe butonul Choose (Alegere) (4).
Pasul 2
Bifeaza optiunea indicata (1).
Executa un click pe butonul OK (2).
Executa un click pe butonul OK (3).
In acest dosar au fost create referinte catre mesajele care au atribuita categoria Red (Rosie).