Lectia 2.1: Gestionarea email-urilor folosind reguli – Partea I

Preambul

Regulile sunt actiuni automate aplicate mesajelor care indeplinesc anumite conditii.

O data aplicate aceste reguli, Outlook va scana orice mesaj primit sau expediat si ii va aplica regula care se potriveste.

Regulile sunt de doua tipuri:

– De tip notificare: in cazul acestora suntem anuntati atunci cand primim un anumit mesaj;

– De tip organizare: acest tip de reguli executa mai multe actiuni asupra unui mesaj.

Pasul 1
Executa un click pe butonul Rules (Reguli) (1).
Executa un click pe optiunea Manage Rules & Alerts (Gestionare reguli si alerte) (2).
Executa un click pe butonul New Rule (Regula noua) (3).
Implicit managerul de reguli are selectata prima regula, care este exact ceea ce ne trebuie – mutarea mesajelor de la o anumita persoana intr-un folder.
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (4).
Executa un click pe legatura indicata (5).
Executa dublu click pe contactul indicat (6).
Executa un click pe butonul OK (7).

Pasul 2
In acest moment am stabilit ca regula sa se aplice mesajelor primite de la contactul selectat anterior.
Executa un click pe legatura indicata (1).
Executa un click pe butonul New (Nou) (2).
Executa un click pe butonul OK (3).
Executa un click pe butonul OK (4).

Pasul 3
In acest moment am stabilit ca mesajele primite de la contactul selectat sa fie mutate in folderul Important.
Vom mai adauga inca un element de care Outlook sa tina cont, si anume un anumit cuvant care se regaseste in subiectul mesajului.
Bifeaza optiunea indicata (1).
Executa un click pe legatura indicata (2).
Executa un click pe butonul Add (Adaugare) (3).
Executa un click pe butonul OK (4).
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (5).
In mod implicit este activa optiunea care opreste rularea altor reguli dupa ce ruleaza regula aceasta. Vom anula aceasta setare.
Debifeaza optiunea indicata (6).
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (7).
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (8).
Apasa pe tasta Delete pentru a sterge denumirea implicita a acestei reguli, atribuita de Outlook.
Bifeaza optiunea indicata (9) pentru a rula acum aceasta regula asupra mesajelor aflate deja in Inbox (Casuta de intrare).
Cum se traduce regula creata ?
– aplica regula creata, de indata ce este primit un email de la contactul selectat, doar daca in subiectul mesajului este regasit cuvantul “regulament“;
– daca regula intruneste conditiile de mai sus, muta mesajul in folder-ul Important.
Executa un click pe butonul Finish (Finalizare) (10).

Pasul 4
Executa un click pe butonul OK (1).
In setarile regulii create, am bifat ca, dupa creare, sa fie verificat Inbox-ul (Casuta de intrare) si mesajele care corespund conditiilor sa fie mutate in folder-ul Important.
Executa un click pe folderul indicat (2).
In noul folder regasim mesajele care au fost prelucrate de regula creata anterior.

Lectia 2.2: Gestionarea email-urilor folosind reguli – Partea a II-a

Preambul

Regulile pot fi create si pentru mesajele ce contin un anumit cuvant in cadrul campului Subject (Subiect). Vom dori ca mesajele ce au in subiect cuvantul “regulament” sa fie mutate in folderul Regulament.

 Aceasta regula va fi valabila si pentru mesajele ce vor veni de acum inainte.

Pasul 1
Executa un click pe butonul Rules (Reguli) (1).
Executa un click pe optiunea Manage Rules & Alerts (Gestionare reguli si alerte) (2).
Executa un click pe butonul New Rule (Regula noua) (3).
Executa un click pe sablonul Move messages with specific words in the subject to a folder (Mutare mesaje cu anumite cuvinte in subiect intr-un folder) (4).
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (5).

Pasul 2
Executa un click pe legatura indicata (1).
Executa un click pe butonul Add (Adaugare) (2).
Executa un click pe butonul OK (3).
Executa un click pe legatura indicata (4).
Executa un click pe butonul New (Nou) (5).
Executa un click pe butonul OK (6).
Executa un click pe butonul OK (7).

Pasul 3
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (1).
In mod implicit este activa optiunea care opreste rularea altor reguli dupa ce ruleaza regula aceasta.
Vom anula aceasta setare.
Debifeaza optiunea indicata (2).
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (3).
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (4).
Apasa pe tasta Delete pentru a sterge denumirea implicita a acestei reguli, atribuita de Outlook.
Bifeaza optiunea indicata (5) pentru a rula acum aceasta regula asupra mesajelor aflate deja in Inbox (Casuta de intrare).
Cum se traduce regula creata ?
– aplica regula creata, de indata ce este primit un email, doar daca in subiectul mesajului este regasit cuvantul “regulament“;
– daca regula intruneste conditiile de mai sus, muta mesajul in folderul Regulament.
Executa un click pe butonul Finish (Finalizare) (6).

Pasul 4
Executa un click pe butonul OK (1).
In setarile regulii create, am bifat ca, dupa creare, sa fie verificat Inbox-ul (Casuta de intrare) si mesajele care corespund conditiilor sa fie mutate in folder-ul Regulament.
Executa un click pe folderul indicat (2).
In noul folder regasim mesajele care au fost prelucrate de regula creata anterior.

Lectia 2.3: Gestionarea email-urilor folosind reguli – Partea a III-a

Preambul

Cu ajutorul regulilor putem gestiona si mesajele trimise.

De multe ori suntem nevoiti sa mai cautam printre mesaje pe cele trimise catre sef. Avand foarte multe mesaje trimise catre mai multe persoane, aceasta operatie devine cam dificila.  Outlook ne permite sa cream o regula care, atunci cand trimitem un mesaj sefului, sa ne faca o copie a acelui mesaj si sa o mute in alt folder.

Pasul 1
Executa un click pe butonul Rules (Reguli) (1).
Executa un click pe optiunea Manage Rules & Alerts (Gestionare reguli si alerte) (2).
Executa un click pe butonul New Rule (Regula noua) (3).
Executa un click pe sablonul Apply rule on message I send (Aplica regula asupra mesajelor pe care le trimit) (4).
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (5).

Pasul 2
Bifeaza optiunea indicata (1).
Executa un click pe legatura indicata (2).
Executa dublu click pe contactul indicat (3).
Executa un click pe butonul OK (4).
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (5).

Pasul 3
Bifeaza optiunea indicata (1).
Executa un click pe legatura indicata (2).
Executa un click pe butonul New (Nou) (3).
Executa un click pe butonul OK (4).
Executa un click pe butonul OK (5).
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (6).
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (7).
Executa un click pe butonul Finish (Finalizare) (8).
Dat fiind faptul ca acest cont de email este de tip Exchange, Outlook ne avertizeaza in legatura cu regula creata.
Mai pe scurt, regula va rula doar in Outlook, nu si pe server.
Executa un click pe butonul OK (9).
Executa un click pe butonul OK (10).

Pasul 4
Acum vom testa regula, prin expedierea unui email catre persoana specificata in regula.
Executa un click pe butonul New Email (Mesaj de posta electronica nou) (1).
Executa un click pe butonul To (Catre) (2).
Executa dublu click pe contactul indicat (3).
Executa un click pe butonul OK (4).
Executa un click in campul Subject (Subiect) (5).
Executa un click pe butonul Send (Trimitere) (6).
Executa un click pe folderul Sent 2 (7).
Aici vom regasi o copie a mesajelor trimise doar catre persoana specificata in regula creata anterior.

Lectia 2.4: Gestionarea email-urilor folosind reguli – Partea a IV-a

Preambul

Outlook ne permite sa cream diverse reguli de gestionare a mesajelor, atat trimise cat si primite.

O regula ce ar trebui sa se regaseasca la majoritatea utilizatorilor ar fi aceea care intarzie trimiterea unui email.

Se propune urmatoarea situatie:

– lucram intr-un mediu in care totul se face in viteza si atentia noastra trebuie indreptata in mai multe directii;

– la un moment dat vrem sa trimitem un email unui sef sau colaborator;

– din cauza diversilor factori, uitam sa adaugam un atasament sau am uitat sa specificam mai multe detalii.

Pentru a evita trimiterea de email-uri suplimentare, in care sa justificam de ce am omis anumite detalii, putem crea o regula de intarziere a email-urilor trimise. Astfel, daca dupa cateva minute ne amintim ca am uitat ceva, putem sa operam acele modificari.

Pasul 1
Executa un click pe butonul Rules (Reguli) (1).
Executa un click pe optiunea Manage Rules & Alerts (Gestionare reguli si alerte) (2).
Executa un click pe butonul New Rule (Regula noua) (3).
Executa un click pe sablonul Apply rule on message I send (Aplica regula asupra mesajelor pe care le trimit) (4).
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (5).
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (6).

Pasul 2
Outlook ne intreaba daca aplicam aceasta regula la toate email-urile ce vor fi trimise.
Aici putem sa alegem No si apoi sa ii specificam care adrese de email nu se supun la aceasta regula.
Executa un click pe butonul Yes (Da) (1).
Bifeaza optiunea defer delivery by a number of minutes (intarzie expedierea cu un numar de minute) (2).
Executa un click pe legatura indicata (3).
Aici putem specifica numarul de minute cu care sa se faca intarzierea expedierii.
Executa un click pe butonul Up (In sus) (4).
Executa un click pe butonul OK (5).

Pasul 3
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (1).
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (2).
Apasa pe tasta Delete pentru a sterge denumirea implicita a acestei reguli, atribuita de Outlook.
Executa un click pe butonul Finish (Finalizare) (3).
Dat fiind faptul ca acest cont de email este de tip Exchange, Outlook ne avertizeaza in legatura cu regula creata.
Mai pe scurt, regula va rula doar in Outlook, nu si pe server.
Executa un click pe butonul OK (4).
Executa un click pe butonul OK (5).
Acum putem trimite email-uri fara sa mai pierdem timpul sa scriem alte mesaje in care sa corectam greseala facuta.