Lectia 2.1: Crearea activitatilor

Preambul
Primul lucru pe care trebuie sa il facem in cadrul unui proiect, dupa stabilirea datei de inceput a proiectului, respectiv a calendarului dupa care se lucreaza, este sa introducem informatii legate de task-uri (activitati) folosind vederea Gantt Chart.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
In acest exercitiu vom presupune ca urmarim sa construim o casa.
Denumirile activitatilor se introduc in coloana Task Name.
Executa un click in campul indicat (1).
Primul lucru pe care trebuie sa il facem cand urmarim sa construim o casa, este sa achizitionam un teren.
Prin urmare, aceasta va fi prima noastra activitate.
Apasa pe tasta Enter.
Intr-un final, activitatile noastre vor trebui sa arate de o maniera asemanatoare cu cea indicata (2).
Constatam, de asemenea, in coloana Duration, ca toate task-urile au durata de o zi, intrucat nu am introdus alte informatii (3).
Un ultim lucru demn de atentie este faptul ca, implicit, activitatile se deruleaza concomitent.
Aceasta deoarece nu am introdus relatii de dependenta intre task-uri (de exemplu, nu se poate obtine autorizatia de construire daca nu am achizitionat anterior terenul – ceea ce ar insemna ca activitatea numarul 2 nu poate incepe decat dupa terminarea activitatii numarul 1) (4).

Lectia 2.2: Estimarea intinderii unei activitati (Duration)

Preambul
In exercitiul anterior am introdus cateva activitati in proiectul nostru.
Vom vedea cum se procedeaza pentru a modifica durata fiecarei activitati.

Pe coloana Duration se completeaza durata activitatii respective.
In functie de ce introducem, programul va calcula data de inceput si data de finalizare.

Data de finalizare este calculata in functie de unitatea de masura pe care o introducem.
Exista cinci unitati de masura, fiecare cu prescurtarea sa.
Pentru a folosi o anumita unitate, trebuie sa scriem prescurtarea sa dupa indicatorul numeric al duratei.

Unitatile de masura in Project 2010 sunt:
Scriem – Apare ca – Reprezinta
m – min – minut
h – hr – ora
d – day – zi
w – wk – saptamana
mo – mon – luna

Daca nu introducem nicio unitate de masura, Project 2010 va folosi unitatea ‘zi‘.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Executa un click in campul indicat (1).
Apasa pe tasta Enter.
Vom proceda in acelasi mod pentru a introduce duratele tuturor activitaților.
Acum vom mari panoul din partea dreapta, pentru a vizualiza mai bine graficul.
Executa un click pe tab-ul View (2).
Executa un click pe butonul indicat (3).
Executa un click pe optiunea Zoom (4).
Bifeaza optiunea indicata (5).
Executa un click pe comanda OK (6).
Observam ca toate activitatile au acum aceasi data de inceput, dar date de finalizare diferite, datorita duratei diferite.
Mai observam si ca fiecare activitate are acum propria reprezentare grafica, dar si ca activitatile se desfasoara in paralel.
Intr-un program complex, ele se vor desfasura in functie de relationarea activitatilor.
Vom invata despre asta la o lectie ulterioara.

Lectia 2.3: Export/Import activitati spre/dinspre Excel

Preambul
Din Microsoft Project 2010 putem exporta informatii intr-o carte Microsoft Excel, respectiv putem importa informatii dintr-o foaie de lucru Microsoft Excel.

Ne propunem sa exportam intr-o foaie de lucru dintr-o carte Excel unele informatii referitoare la activitatile dintr-un proiect existent.
Apoi, aceasta structura exportata o vom importa intr-un proiect nou.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Executa un click pe meniul File (1).
Executa un click pe optiunea Save & Send (2).
Executa un click pe optiunea indicata (3).
Executa un click pe optiunea indicata (4).
Executa un click pe butonul Save As (5).
Executa un click pe butonul Save (6).

Pasul 2
In acest moment, apare wizard-ul de export, care ne informeaza ca va mapa campurile din proiectul nostru intr-un format corespunzator pentru export, dandu-ne totodata posibilitatea sa verificam si sa editam rezultatele.
Executa un click pe butonul Next (1).
Nu dorim sa cream un sablon Excel, asa ca vom lasa optiunea implicita Selected Data (date selectate) pentru formatul datelor de exportat.
Executa un click pe butonul Next (2).
Deoarece este prima data cand utilizam acest wizard, vom alege sa cream o noua harta referitoare la informatiile exportate.
Ulterior, aceasta harta va putea fi refolosita.
Executa un click pe butonul Next (3).
La acest pas vom alege sa exportam doar activitatile din proiectul nostru.
Bifeaza optiunea Tasks (4).
Executa un click pe butonul Next (5).

Pasul 3
Primul lucru pe care il vom face este sa specificam un nume pentru sheet-ul in care vor ajunge datele.
Executa dublu click in campul indicat (1).
Apasa pe tasta Delete.
Dupa ce am introdus numele dorit, din prima coloana a tabelului (From: Microsoft Project Field) vom alege campurile din proiect referitoare la activitati care sa fie exportate in foaia de lucru Excel.
Executa un click in campul indicat (2).
Primul camp din proiect pe care vrem sa il exportam este Task Name.
Apasa pe litera N.
Imediat, lista derulanta se va pozitiona la intrarea Name, care reprezinta tocmai campul pe care vrem sa il exportam.
Apasa pe tasta Enter.
In cea de-a doua coloana a tabelului (To: Excel Field) avem posibilitatea de a denumim campul corespondent care va aparea in foaia de lucru in care exportam datele.
Executa un click in campul indicat (3).
Dupa ce am introdus denumirea dorita, apasa pe tasta Enter.

Pasul 4
In afara de campul Task Name, urmarim sa mai exportam campul Duration.
Executa un click in campul indicat (1).
Introduceti literele du in campul indicat.
Apasa pe tasta Enter.
In cartea Excel in care vom exporta datele, vrem ca acest camp sa se numeasca Durata Activitatii.
Executa un click in campul indicat (2).
Dupa ce am introdus denumirea dorita, apasa pe tasta Enter.
Executa un click pe butonul Next (3).

Pasul 5
La acest pas avem posibilitatea sa salvam harta creata pe baza informatiilor pe care le exportam, pentru o refolosire ulterioara.
Executa un click pe butonul indicat (1).
Apasa pe tasta Delete.
Introduceti denumirea ITLearning si apasa pe tasta Enter.
Executa un click pe butonul Finish (2).
Exportul a fost realizat cu succes.

Pasul 6
Mai departe, vom importa intr-un proiect nou, datele exportate.
Executa un click pe meniul File (1).
Executa un click pe optiunea Open (2).
Intrucat dorim sa importam informatiile din formatul specific Microsoft Excel, trebuie sa modificam tipul de fisier.
Executa un click pe butonul indicat (3).
Din lista Save as type astfel deschisa, vom alege optiunea de a importa informatiile dintr-un workbook Microsoft Excel.
Selecteaza tipul indicat (4).
Executa dublu click pe workbook-ul indicat (5).

Pasul 7
In acest moment, se activeaza wizard-ul Import Wizard, care ne informeaza ca va mapa datele pe care le vom importa intr-un format corespunzator pentru campurile din proiect, dandu-ne totodata posibilitatea sa verificam si sa editam rezultatele.
Executa un click pe butonul Next (1).
Deoarece este prima data cand utilizam acest wizard, vom alege sa cream o noua harta referitoare la informatiile importate.
Ulterior, aceasta harta va putea fi refolosita.
Executa un click pe butonul Next (2).
Vom alege sa importam datele intr-un proiect nou, asa ca vom lasa selectata optiunea implicita, As a new project.
Executa un click pe butonul Next (3).
Dorim sa importam informatii referitoare la activitati, prin urmare vom selecta caseta din dreptul optiunii Tasks.
Bifeaza optiunea indicata (4).
Executa un click pe butonul Next (5).

Pasul 8
Primul lucru pe care il vom face la acest pas al wizard-ului va fi sa selectam o foaie de lucru din workbook-ul Excel din care vom importa datele.
Executa un click pe butonul indicat (1).
Deoarece workbook-ul nostru Excel nu are decat o singura foaie de lucru, o vom selecta pe aceasta.
Executa un click pe sheet-ul indicat (2).
In continuare, va trebui sa indicam corespondenta dintre coloanele din foaia de lucru Excel (campul From: Excel Field din tabel) si campurile din vederea Gantt Chart, destinata sarcinilor, din proiectul nostru (campul To: Microsoft Office Project Field din tabel).
Pentru a indica corespondenta dintre coloana Ce avem de facut din foaia de lucru Microsoft Excel si campul Task Name din proiect, vom selecta prima celula din a doua coloana a tabelului.
Executa un click in campul indicat (3).
Primul camp din proiect pe care vrem sa il exportam este Task Name.
Apasa pe litera N.
Apasa pe tasta Enter.
Apasa literele du.
Apasa pe tasta Enter.
Executa un click pe butonul Next (4).
Executa un click pe butonul Finish (5).
Dupa cum putem observa, activitatile au fost importate cu succes.

Lectia 2.4: Organizarea activitatilor in faze

Preambul
Este recomandat sa grupam activitatile dintr-un proiect pe categorii.
Aceste categorii poarta denumirea de faze.
Prin urmare, o faza contine mai multe task-uri de acelasi tip.

Aceste faze au dublu rol:
– permit gestionarea mai inteligenta a task-urilor dintr-un proiect, mai ales cand acestea sunt numeroase;
– permit accesul la diferite informatii agregate, sumarizate.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Analizand activitatile din proiectul nostru, observam ca acestea pot fi grupate in 3 categorii (faze):
– partea legata de documentatie (activitatile 1-3);
– constructia propriu-zisa a casei (activitatile 4-7);
– amenajarea interiorului (activitatea 8).
Fazele sunt introduse in proiect similar activitatilor.
Executa un click pe comanda indicata (1).
Este recomandat ca numele fazelor sa fie introduse cu majuscule, pentru a le putea deosebi mai usor de activitatile proiectului.
Apasa pe tasta Enter.
In acest moment, prima faza nu se deosebeste de activitatile normale ale proiectului.
Pentru a specifica faptul ca primele trei activitati apartin acestei faze, mai intai le vom selecta.
Avand primele trei activitatile selectate, le vom indenta.
Executa un click pe butonul Indent (2).
In acest moment, BIROCRATIE s-a transformat dintr-o activitate obisnuita intr-o faza.
Pentru urmatoarele doua faze vom proceda in mod similar.

Pasul 2
Executa un click in campul indicat (1).
Executa un click pe comanda indicata (2).
Apasa pe tasta Enter.
Executa un click in campul indicat (3).
Observam ca aceasta a doua faza a fost inserata in aceeasi pozitie ca si activitatile din cadrul primei faze.
Pentru a o transforma intr-o faza, trebuie sa ii eliminam indentarea.
Executa un click pe butonul Outdent (4).
In continuare, vom proceda in mod similar, efectuand operatiile ca in cazul primei faze.
Executa un click pe butonul Indent (5).

Pasul 3
Executa un click in campul indicat (1).
Executa un click pe comanda indicata (2).
Apasa pe tasta Enter.
Executa un click in campul indicat (3).
Executa un click pe butonul Outdent (4).
Executa un click in campul indicat (5).
Executa un click pe butonul Indent (6).
Astfel am grupat in mod reprezentativ toate activitatile proiectului in cadrul a trei mari faze: BIROCRATIE, CONSTRUCTIE CASA si INTERIOR, ceea ce reprezinta primul rol al fazelor.
De asemenea, in legatura cu cel de al doilea rol, fiecare faza contine o serie de activitati, avand o serie de valori agregate (sumarizari) referitoare la acestea.
De exemplu, putem vedea in acest moment durata totala a unui grup de task-uri inrudite.

Lectia 2.5: Stabilirea milestone-urilor

Preambul
Un milestone este o activitate cu o durata 0, care nu influenteaza proiectul.
Scopul lor este pur estetic, insa ajuta prin marcarea clara a punctelor importante dintr-un proiect.
Ele pot fi utile mai ales in proiecte foarte lungi, unde finalul pasilor poate fi la luni distanta.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Finalizarea unei faze, precum BIROCRATIE, CONSTRUCTIE CASA sau INTERIOR, este un moment bun pentru introducerea unui milestone.
Executa un click in campul indicat (1).
Executa un click pe comanda indicata (2).
Apasa pe tasta Enter.
Observam ca noua activitate a fost creata, a primit o durata predefinita (0 zile), si o reprezentare grafica.

Pasul 2
Executa un click in campul indicat (1).
Executa un click pe comanda indicata (2).
Apasa pe tasta Enter.

Pasul 3
Executa un click in campul indicat (1).
Executa un click pe comanda indicata (2).
Apasa pe tasta Enter.
Pe grafic putem observa cele 3 milestone-uri, iar langa ele se poate observa data de finalizare, care este aceeasi cu cea de start, datorita duratei de 0 zile.

Lectia 2.6: Relatii intre activitati

Preambul
Pana in acest moment, toate activitatile (task-urile) proiectului nostru incepeau in acelasi timp, avand aceeasi data initiala.
Acest fapt se datoreaza faptului ca nu am construit nicio relatie intre task-uri.
In viata reala, aproape toate task-urile dintr-un proiect sunt relationate, depinzand unele de altele.
De exemplu, nu putem obtine autorizatia de construire daca nu achizitionam anterior un teren; de asemenea, nu putem incepe constructia etajului casei daca nu am terminat lucrul la parter.

Cele mai intalnite tipuri de relatii intre activitati sunt de tipul Finish-to-Start.

O activitate (task) A este intr-o relatie Finish-to-Start cu o alta activitate B daca inceperea task-ului A presupune ca task-ul B sa se termine anterior momentului inceperii task-ului A.
In exemplul nostru, activitatea numarul 3 – Obtinere autorizatie de construire se afla intr-o relatie Finish-to-Start cu activitatea numarul 2 – Achizitionam un teren.

Un alt tip de relatii des intalnit este cel de tip Start-to-Start.
O activitate (task) A este intr-o relatie Start-to-Start cu o sarcina (task) B daca inceperea task-ului A este conditionata de inceperea task-ului B si inceperea task-ului B este conditionata de inceperea task-ului A.
Observam ca in acest tip de relatii, activitatile sunt conditionate reciproc.
Orice intarziere in demararea unui task va avea ca efect intarzierea celeilalte activitati cu care se afla in relatie.

In exemplul nostru, daca dorim ca activitatea numarul 14 – Zugravit sa aiba loc simultan cu activitatea numarul 15 – Parchet, atunci cele doua activitati vor fi intr-o relatie Start-to-Start.

In Microsoft Project 2010, exista doua modalitati de a stabili relatiile dintre activitati.
Prima dintre ele consta in introducerea in coloana Predecessors din vederea Gantt Chart a relatiilor dintre activitati.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Executa un click in campul indicat (1).
Dupa ce am scris numarul care ne leaga activitate curenta de cea anterioara (activitatea nr. 2), apasa pe tasta Enter.
Observam ca bara din grafic corespunzatoare activitatii numarul 3 s-a deplasat.

Pasul 2
Executa dublu click in campul indicat (1).
Pentru exemplificarea celeilalte metode de stabilire a relatiilor dintre activitati vom folosi fereastra de dialog Task Information.
Executa un click pe tab-ul indicat (2).
Observam ca in caseta Name apare numele task-ului pe care am efectuat dublu click.
Executa un click in campul indicat (3).
Executa un click pe butonul indicat (4).
Din lista derulanta vom selecta cealalta activitate cu care task-ul Parchet se afla intr-o relatie Start-to-Start.
Executa un click pe task-ul indicat (5).

Pasul 3
Acum este momentul sa stabilim tipul de relatie.
Executa un click in campul indicat (1).
Executa un click pe butonul indicat (2).
Selecteaza tipul indicat (3).
Executa un click pe butonul OK (4).
Dupa cum putem vedea, in coloana Predecessors a aparut, pe langa eticheta randului activitatii cu care exista o relatie, si tipul de relatie SS (Start-to-Start).
Observam pe grafic relatia reprezentata printr-o sageata.
Mai trebuie spus ca, daca stabilim tipul de relatii cu ajutorul coloanei Predecessors, trebuie sa indicam si tipul de relatie, pe langa eticheta randului activitatii cu care exista o relatie (cu exceptia relatiilor de tip Finish-to-Start).

Lectia 2.7: Stabilirea intarzierilor (LAGs)

Preambul
Exista situatii in care nu dorim ca o activitate sa inceapa imediat dupa alta.
Putem evidentia acest lucru in proiect creand intarzieri.

O intarziere este o durata de timp in care nu incepe urmatoarea activitate.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Pentru a exemplifica cum functioneaza o intarziere, vom crea o activitate noua.
Executa un click in campul indicat (1).
Executa un click pe comanda indicata (2).
Dupa ce am introdus denumirea noii activitati, apasa pe tasta Enter.
Momentan, datele de inceput si finalizare nu s-au modificat, deoarece nu am confirmat durata noii activitati.
Conform graficului, noua activitate nu este relationata cu niciuna dintre cele existente.
Drept urmare, vom crea relatii intre task-uri.
Executa dublu click in campul indicat (3).
Executa un click in campul indicat (4).
Executa un click pe butonul indicat (5).
Executa un click pe task-ul indicat (6).
Executa un click pe butonul OK (7).

Pasul 2
Executa dublu click in campul indicat (1).
Executa un click in campul indicat (2).
Executa un click pe butonul indicat (3).
Executa un click pe task-ul indicat (4).
Executa un click pe butonul OK (5).

Pasul 3
Acum cum noul task este legat de cel anterior, dar si de urmatorul.
Vom confirma acum durata activitatii Turnare beton ca fiind o zi.
Executa un click in campul indicat (1).
Dupa ce am introdus 1, apasa pe tasta Enter.
Conform proiectului, activitatea Fundatie este programata sa inceapa imediat ce activitatea Turnare beton se finalizeaza.
Insa, procesul tehnologic nu ne permite acest lucru.
Betonul trebuie lasat sa se usuce, timp in care nu putem continua proiectul.
Asta inseamna ca activitatea Fundatie va incepe cu o intarziere.
Acesta este primul rol al intarzierilor: ne permit sa inregistram barierele impuse de procesul tehnologic.
Executa dublu click in campul indicat (2).
Intarzierile se inregistreaza in coloana Lag (intarziere).
Pentru acest task, vom stabili un lag de 3 zile.
Executa un click in campul indicat (3).
Dupa ce am introdus 3, apasa pe tasta Enter.
Executa un click pe butonul OK (4).

Pasul 4
Intre cele doua activitati (Turnare beton si Fundatie), exista acum un spatiu liber.
Acel spatiu reprezinta intarzierea de trei zile pe care tocmai am inregistrat-o.

Cel de-al doilea rol al intarzierilor este de a crea un buffer (tampon).
In viata reala pot aparea probleme care sa ne impiedice sa finalizam un proiect dupa programul nostru.
De exemplu, conditiile meteo ne pot opri din a turna betonul, iar acest lucru s-ar reflecta in intregul proiect.
Inregistrand in avans o intarziere, vom avea de unde sa recuperam timpul pierdut fara a influenta data de finalizare a proiectului.
Executa dublu click in campul indicat (1).
Executa un click in campul indicat (2).
Dupa ce am introdus 10, apasa pe tasta Enter.
Executa un click pe butonul OK (3).
Astfel se stabilesc lag-urile unui proiect.

Lectia 2.8: Stabilirea constrangerilor

Preambul
In mod implicit, Microsoft Project nu adauga nicio constrangere, ceea ce inseamna ca task-urile se vor indeplini atunci cand le vin randul, conform structurii proiectului.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Executa dublu click in campul indicat (1).
Pentru a alege un anumit tip de constrangere, apasa pe butonul indicat (2).
In aceasta lista gasim o serie de constrangeri care pot fi aplicate proiectului nostru.
Cele de tip Must… sunt constrangeri restrictive sau imperative care obliga inceperea/finalizarea unui task la o anumita data.
Executa un click pe constrangerea indicata (3).
Urmatorul pas este reprezentat de alegerea datei de finalizare.
Apasa pe butonul indicat (4).
Apasa pe butonul indicat (5).
Vom acționa acest buton pana ajungem la luna noiembrie 2011.
Executa un click in zona indicata (6).
Apasa pe butonul OK (7).
Acum, toate task-urile de deasupra pot impinge task-ul Etaj, dar nu mai tarziu de 1 Noiembrie.

Lectia 2.9: Intreruperea unui task (Split)

Preambul
In viata de zi cu zi pot aparea evenimente neprevazute si trebuie sa fim capabili, in Project, sa gestionam aceste situatii.

De exemplu, datorita unor conditii meteorologice nefavorabile, constructia etajului va trebui sa fie amanata pe o anumita perioada de timp.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
In primul rand, vom identifica partea grafica a unei activitati.
Executa un click in campul indicat (1).
Executa un click pe comanda indicata (2).
In acest moment, in partea dreapta a fost identificata activitatea specificata anterior.
Pentru a realiza o intrerupere a acesteia, apasa pe butonul indicat (3).
In acest moment ne este afisat un indicator ce ne ofera cateva detalii legate de operatia pe care urmeaza sa o executam.
Pentru a intrerupe o activitate, este de ajuns sa glisati cursorul mouse-ului in zonele dorite.
In acest moment, activitatea a fost intrerupta pe o perioada de doua luni.
Pentru a o reactiva, este suficient sa trageti cu mouse-ul de oricare dintre cele doua zone intrerupte.
Acum, activitatea intrerupta anterior a fost reluata.

Lectia 2.10: Documentarea activitatilor

Preambul
Putem folosi Microsoft Project ca un “depozit” de informatii.

Putem stoca nu doar informatii specifice proiectului nostru, ci si alte informatii suplimentare cum ar fi: notite de tip text sau documente provenite din afara Microsoft Project, cum ar fi, alte planuri, materiale de studiu, etc.

Pentru exemplul nostru, vom insera o notita de tip text si vom insera si un document de tip Microsoft Word.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Executa dublu click pe task-ul indicat (1).
Executa un click pe tab-ul indicat (2).
Aceasta sectiune ne permite sa inseram diverse notite.
Putem introduce un text, dar putem, de asemenea, sa atasam si diverse obiecte.
Sectiunea de notite cuprinde o zona de formatare a textului, dar si de inserare a unor obiecte, si mai contine si zona de text.
Executa combinatia de taste Ctrl+A (Select All).
Apasa pe butonul indicat (3).
Din acest meniu putem alege o formatare pentru textul introdus.
Executa un click pe stilul Bold (4).
Executa un click pe dimensiunea 14 (5).
Apasa pe butonul Ok (6).

Pasul 2
Dupa ce am introdus si formatat textul dorit, vom atasa si un document ce contine mai multe informatii.
Executa un click pe butonul indicat (1).
Bifeaza optiunea indicata (2).
Executa un click pe butonul Browse (3).
Executa dublu click pe documentul indicat (4).
Aici avem posiblitatea de a stabili doua lucruri:
– putem realiza o legatura activa cu fisierul pe care il incorporam, prin bifarea optiunii Link;
– putem afisa doar icon-ul (poza) programului Word, poza pe care putem executa dublu click pentru a deschide documentul sau putem insera documentul asa si ne va fi afisat continutul acestuia in notite.
Executa un click pe butonul Ok (5).
In acest moment, alaturi de textul scris de noi, gasim si continutul documentului selectat anterior.
Executa un click pe butonul Ok (6).

Pasul 3
Executa dublu click in campul indicat (1).
Aici putem vizualiza textul introdus, dar si documentul atasat.
Pentru a deschide documentul, executa dublu click in zona indicata (2).
In acest moment, documentul atasat a fost deschis in Microsoft Word.
Datorita acestei metode de incorporare a fisierelor, atunci cand trimiteti cuiva acest proiect, nu mai trebuie sa ii dati si documentul pe care l-ati atasat, deoarece acesta este deja incorporat in proiect.

Lectia 2.11: Crearea unui camp personalizat pentru activitati (Custom field)

Click edit button to change this text.

Preambul
In Microsoft Project putem stoca doua tipuri de informatii:
– informatii nestructurate (notite, etc.);
– informatii structurate (coloane personalizate, etc.).

Pe baza informatiilor structurate putem realiza filtrari, sortari, grupari, etc.

Pentru exemplul nostru, vom crea o coloana noua care va stoca numerele de telefon ale persoanelor de contact, ce sunt responsabile pentru executarea anumitor task-uri.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Executa un click pe comanda indicata (1).
Aici putem alege tipul de camp pe care vrem sa il inseram, ii putem modifica anumite atribute, optiuni de afisare, etc.
Pentru exemplul nostru, vom insera un camp in care se va introduce numarul de telefon al anumitor persoane.
Drept urmare, vom lasa ca tip de camp, tipul Text.
Apasa pe butonul Rename (2).
Introduceti textul Telefon Persoana Contact si apoi apasati pe tasta Enter.
Apasa pe butonul OK (3).

Pasul 2
O metoda de a vizualiza datele din campul personalizat, o reprezinta inserarea acelui camp alaturi de cele existente.
Dupa ce s-a executat click dreapta pe etichetele de coloana, din meniul contextual executa un click pe optiunea Insert Column (1).
Executa un click pe butonul indicat (2).
Executa un click pe butonul indicat (3).
Executa un click pe textul indicat (4).

Pasul 3
Acum putem introduce numarul de telefon al persoanei de contact.
Daca vom accesa meniul de informatii pentru task-ul curent, vom putea vizualiza si datele din noul camp creat.
Executa dublu click pe task-ul indicat (1).
Executa un click pe tab-ul indicat (2).
In aceasta sectiune regasim campurile personalizate care sunt create la pasii anteriori.
Tot aici putem stabili si o valoare pentru campul creat.
Executa un click in zona indicata (3).
Apasa pe butonul OK (4).
In acest moment, campul creat la pasii anteriori a fost inserat alaturi de cele existente.
Se poate observa si numarul de telefon introdus anterior.

Lectia 2.12: Operatiile: Zoom In, Zoom Out, Scroll to task

Preambul
Cu ajutorul optiunilor de Zoom putem mari/micsora detaliile diagramei Gantt.
Optiunea Scroll to task ne duce direct la partea din grafic ce corespunde activitatii pe care suntem pozitionati.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Grupul de comenzi, Zoom, contine o unealta ce ne permite sa realizam 3 operatii de zoom: marire, micsorare si marire personalizata.
Executa un click pe comanda indicata (1).
Executa un click pe optiunea indicata (2).
In acest moment, graficul nostru a fost marit, pentru a vizualiza mai bine informatiile oferite de acesta.
In afara de aceste operatii (Zoom In si Zoom Out), mai putem realiza o marire a graficului, doar pentru un anumit task.

Pasul 2
Executa un click pe task-ul indicat (1).
Executa un click pe comanda indicata (2).
In acest moment, graficul a fost marit pana ni s-a afisat portiunea ce corespunde cu campul selectat.
Executa un click pe comanda indicata (3).
Executa un click pe optiunea indicata (4).
Din acest meniu putem alege sa marim graficul incepand cu o saptamana, doua, o luna, etc.
Mai putem alege un anumite numar de zile, dar putem alege sa marim tot proiectul.
Bifeaza optiunea indicata (5).
Apasa pe butonul OK (6).
In acest moment, in partea dreapta, graficul a fost redimensionat, astfel incat sa poata fi vizualizat in intregime.

Lectia 2.13: Schimbarea modului de vizualizare a activitatilor

Preambul
Schimbarea modului de vizualizare se refera in special la partea grafica a unui proiect.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Dupa ce am executat click dreapta pe una din riglele de deasupra graficului, din meniul aparut, executa un click pe optiunea Timescale (1).
Pentru exemplul nostru, vom dori sa afisam 3 rigle, iar fiecare dintre ele sa afiseze optiuni diferite.
Executa un click pe butonul indicat (2).
Executa un click pe optiunea indicata (3).

Pasul 2
Acum vom personaliza fiecare rigla.
Executa un click pe tab-ul indicat (1).
Pentru rigla din partea de sus, vom modifica unitatea de masura.
Executa un click pe butonul indicat (2).
Executa un click pe optiunea indicata (3).

Pasul 3
Executa un click pe tab-ul indicat (1).
Pentru rigla din mijloc, vom modifica doar formatarea etichetelor.
Executa un click pe butonul indicat (2).
Executa un click pe optiunea indicata (3).

Pasul 4
Executa un click pe tab-ul indicat (1).
Riglei din partea de jos nu ii vom aduce nicio modificare.
Executa un click pe butonul OK (2).
Acum, deasupra graficului observam 3 noi rigle:
– pe prima se afiseaza anul;
– pe a 2-a se afiseaza saptamanile;
– pe a 3-a se afiseaza zilele saptamanii.

Lectia 2.14: Salvarea informatiilor in format gif (copy picture)

Preambul
Microsoft Project ne ofera posibilitatea de a expedia proiectul nostru sub forma de poza.

Daca am alege sa ii expediem proiectul ar fi dezavantajos din mai multe puncte de vedere:
– fisierul project s-ar putea sa fie destul de mare, ca dimensiune si greu de trimis pe E-mail, mai ales daca el este folosit pe post de repository;
– cel care va deschide fisierul Project, trebuie sa stie sa lucreze cu Microsoft Project;
– trebuie sa aiba Microsoft Office Project instalat, pentru a deschide fisierul;
– etc.

Pasul 0

Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Executa un click pe comanda indicata (1).
Executa un click pe optiunea indicata (2).
Din acest meniu vom alege sa exportam poza in format *.gif.
Bifeaza optiunea indicata (3).
Executa un click pe butonul Browse (4).
Executa un click pe butonul OK (5).
In rest, vom pastra setarile propuse, pentru partea de afisare a datelor.
Executa un click pe butonul OK (6).
In acest moment, poza noastra a fost exportata.
Microsoft Project a exportat o poza a vederii curente, adica zona cu graficul, dar si coloana ID si coloana de notite.

Lectia 2.15: Personalizarea graficului Gantt Chart

Preambul
In afara de informatiile standard, avem posiblitatea de a insera noi informatii, care in mod normal se regasesc in tabelul cu date.
De exemplu, o sa vreau sa afisez numele activitatii, data de inceput, etc., direct in grafic.

In Microsoft Project 2010, wizard-ul Gantt Chart a fost scos din meniurile afisate in ribbon.
Pentru a-l accesa, va trebuie sa il adaugam in Quick Access Toolbar sau in Ribbon.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Executa un click pe meniul File (1).
Executa un click pe indicatia Options (2).
Executa un click pe categoria indicata (3).
Executa un click pe butonul indicat (4).
Executa un click pe optiunea All Commands (5).
Apasa pe litera G.
Executa un click pe comanda indicata (6).

Pasul 2
Nu putem adauga o comanda in tab-urile existente fara sa ii cream in prealabil un grup nou sau un tab nou.
Noi, vom introduce un nou grup in tab-ul Task.
Executa un click pe butonul indicat (1).
Executa un click pe butonul Rename (2).
Dupa ce am atribuit un nume noului grup, executa un click pe butonul OK (3).
Executa un click pe butonul Add (4).
Executa un click pe butonul indicat (5).

Pasul 3
In acest moment, comanda selectata anterior, a fost inserata intr-un nou grup, din tab-ul Task.
Executa un click pe butonul indicat (1).
In acest moment, se deschide un wizard care ne va ghida pas cu pas in procesul de formatare a graficului.
Executa un click pe butonul Next (2).
Aici putem alege ce tip de informatie dorim sa afisam in grafic.
Executa un click pe butonul indicat (3).
La acest pas suntem intrebati ce tip de informatii vrem sa adaugam pe grafic: resurse, date, etc.
Bifeaza optiunea indicata (4).
Executa un click pe butonul Next (5).

Pasul 4
La acest pas ni se cere sa specificam ce informatii dorim sa afisam pe bara normala a graficului Gantt.
Executa un click pe butonul indicat (1).
Executa un click pe optiunea indicata (2).
Executa un click pe butonul indicat (3).
Executa un click pe optiunea indicata (4).
Executa un click pe butonul indicat (5).
Executa un click pe optiunea indicata (6).
Executa un click pe butonul Next (7).

Pasul 5
Executa un click pe butonul indicat (1).
Executa un click pe optiunea indicata (2).
Executa un click pe butonul indicat (3).
Executa un click pe optiunea indicata (4).
Executa un click pe butonul indicat (5).
Executa un click pe optiunea indicata (6).
Executa un click pe butonul Next (7).

Pasul 6
Executa un click pe butonul indicat (1).
Executa un click pe optiunea indicata (2).
Executa un click pe butonul Next (3).
Aici suntem intrebati daca dorim sa afisam link-urile dintre activitatile care depind una de cealalta.
Executa un click pe butonul Next (4).
Acum, wizard-ul ne informeaza ca este gata sa aplice graficului curent, toate modificarile realizate la pasii anteriori.
Executa un click pe butonul Format It (5).
Executa un click pe butonul Exit Wizard (6).
In acest moment, graficul Gantt ne afiseaza destul de multe informatii referitoare la activitatile programate.

Lectia 2.16: Printarea graficului Gantt

Preambul
Inainte de a intra in modul de previzualizare inaintea imprimarii, trebuie sa ne decidem ce anume vom printa: graficul, coloanele cu date sau graficul cu tot cu coloane.
Pentru exemplul nostru, vom printa doar graficul.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Executa un click pe meniul File (1).
Executa un click pe indicatia Print (2).
In acest moment, putem observa graficul Gantt, iar in partea de jos putem observa legenda.
Executa un click pe indicatia Page Setup (3).

Pasul 2
Meniul de setare a paginilor este similar cu cel din restul programelor Office.
In plus, aici gasim si optiune care ne permit sa modificam legenda.
Executa un click pe tab-ul Legend (1).
Primul lucru pe care il vom face, este sa schimbam locatia legendei.
Implicit, aceasta este afisata pe toate paginile.
Bifeaza optiunea indicata (2).
Apasa pe butonul indicat (3).

Pasul 3
Aici vom modifica formatarea etichetelor ce alcatuiesc legenda.
Executa un click pe stilul Italic (1).
Executa un click pe dimensiunea indicata (2).
Apasa pe butonul Ok (3).
Apasa pe butonul Print (4).
In acest moment, graficul Gantt a fost imprimat.
Acesta se intinde pe doua pagini, iar pe a 2-a se regaseste legenda.
Executa un click pe butonul indicat (5).
Pe aceasta pagina regasim doar legenda corespunzatoare graficului nostru.

Lectia 2.17: Adaugarea informatiilor relevante in antet si subsol

Preambul
Avem posibilitatea de a adauga informatii relevante despre proiect in zona de antet si subsol.
Putem adauga informatii despre starea proiectului, gradul de finalizare, etc.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Executa un click pe meniul File (1).
Executa un click pe optiunea indicata (2).
Executa un click pe optiunea indicata (3).
Sectiunea Header este impartita in doua zone:
– zona Preview, unde putem observa cum arata elementele pe care le vom introduce;
– zona de editare, unde putem introduce elemente cum ar fi: texte, numere de pagina, numele fisierului, dar si alte campuri.
Zona de editare contine 3 tab-uri care ne permit sa aliniem datele in partea stanga, la centru sau in partea dreapta.
Executa un click pe tab-ul Left (4).
Apasa pe butonul indicat (5).
Apasa pe butonul indicat (6).
In acest moment, in antet, ne va fi afisat textul: Pagina: 1 din 1.

Pasul 2
Executa un click pe tab-ul Footer (1).
Executa un click pe tab-ul Left (2).
Apasa pe butonul indicat (3).
Apasa pe tasta Enter.
In subsol vom introduce si unul dintre campurile standard ale Microsoft Project.
Apasa pe butonul Add (4).
In acest moment, in subsol, o sa apara un text de genul:
Numele Proiectului
Procent de completare
Executa un click pe butonul OK (5).
Executa un click pe butonul indicat (6).
In antet gasim un text care ne arata numarul paginii curente din numarul total de pagini.
Executa un click in zona indicata (7).
In partea de jos gasim numele proiectului si gradul de finalizare.