Lectia 15.1: Error Checking – verificarea erorilor dintr-o formula

Preambul
Atunci cand, in cadrul unei formule, se strecoara o eroare, Excel 2016 va afisa diverse avertismente, in functie de tipul de eroare aparut.
Aceste avertismente sunt:

– ####                – coloana nu este destul de lata pentru a afisa toata valoarea;

– #VALUE!            – formula contine un argument eronat;

– #NAME?             – formula contine un sir de caractere (de exemplu, un nume de domeniu) eronat;

– #REF!                – formula se refera la o celula care nu exista;

– #DIV/0!             – formula contine o impartire cu numitorul zero.

Pasul 0
Descarcati arhiva care contine fisierul ajutator si dezarhivati-l.

Pasul 1
Pentru a depista unde anume s-a strecurat o eroare in formula, vom analiza pasii de calcul.
Efectuati un click in celula K8. (1)
Atunci cand rezultatul unei formule este afisat sub forma unui mesaj de eroare, in dreptul celulei respective apare un buton.
Efectuati un click pe butonul indicat. (2)
Efectuati un click pe optiunea Show Calculation Steps (Afisare pasi de calcul). (3)
Efectuati un click pe butonul Evaluate (Evaluare). (4)
Eroarea apare din prima faza a evaluarii. Aceasta eroare este rezultatul faptului ca functia a fost introdusa eronat: SAM in loc de SUM.
Efectuati un click pe butonul Close (inchidere). (5)

Pasul 2
Efectuati un click pe tab-ul Formulas (Formule). (1)
Atunci cand avem de-a face cu multe date, urmarirea anumitor celule devine destul de dificila.
Pentru aceasta, Excel 2016 pune la dispozitie Watch Window (Fereastra de urmarire).
Acest instrument permite monitorizarea anumitor celule din registrul de calcul.
Efectuati un click pe comanda Watch Window (Fereastra de urmarire). (2)
Acest instrument permite adaugarea celulelor care prezinta importanta sporita intr-o fereastra de supraveghere.
Efectuati un click pe butonul Add Watch (Adaugare urmarire). (3)
Dat fiind faptul ca celula activa este K8, Watch Window (Fereastra de urmarire) a intuit ca aceea este celula pe care dorim sa o monitorizam.
Efectuati un click pe butonul Add (Adaugare). (4)
Efectuati un click in celula K9. (5)
Efectuati un click pe butonul Add Watch (Adaugare urmarire). (6)
Efectuati un click pe butonul Add (Adaugare). (7)

Pasul 3
Pentru a vizualiza care sunt celulele care afecteaza valoarea celulei curente, vom utiliza optiunea Trace Precedents (Urmarire precedente).
Efectuati un click pe comanda Trace Precedents (Urmarire precedente). (1)
in acest moment a fost trasata o sageata care ne indica faptul ca toate datele de pe coloana D contribuie la afisarea rezultatului formulei definite in celula K9.
Efectuati un click in celula H10. (2)
Efectuati un click pe comanda Trace Dependents (Urmarire dependente). (3)
in acest moment sunt trasate doua sageti catre cele doua celule ce contin formule.
Acest fapt inseamna ca valoarea din celula selectata contribuie la compunerea formulelor respective.
Toate aceste instrumente prezentate anterior ne ajuta sa monitorizam, sa gasim si sa remediem erorile aparute in cadrul registrului de calcul Excel 2016.

Lectia 15.2: Creare Referinte 3D

Preambul
Referintele 3D ne ajuta atunci cand dorim sa efectuam calcule si utilizam valori care se regasesc in mai multe foi de calcul ale registrului Excel 2016.
De exemplu:
– exista trei foi ce contin informatii din anii 2013, 2014 si 2015;
– ceea ce dorim sa realizam este sa insumam informatiile din cei trei ani pentru a realiza un total al vanzarilor;
– pentru a realiza o referinta 3D trebuie ca cele trei foi sa contina date cu structura similara (pozitie, numar de coloane, numar de randuri, etc.).

Pasul 0
Descarcati arhiva care contine fisierul ajutator si dezarhivati-l.

Pasul 1
Efectuati un click pe tab-ul foii Centralizatorul (3D). (1)
Pentru a afla care este suma vanzarilor aferenta celor trei ani, vom utiliza functia SUM.
Efectuati un click in celula C7. (2)
Efectuati un click pe tab-ul foii Anul 2013. (3)
Efectuati un click in celula C7. (4)
Pentru a utiliza celula C7 si din celelalte doua foi (Anul 2014, respectiv Anul 2015), se apasa tasta SHIFT si, tinand-o in continuare apasata, se efectueaza click pe ultima foaie pe care dorim sa o selectam (Anul 2015).
Efectuati un click in celula C7. (5)
in acest moment, functia SUM a insumat toate valorile din toate cele trei foi.
De asemenea, am extins formula si la celelalte celule ale tabelului.
in acest moment, functia SUM a insumat toate valorile din toate cele trei foi.
De asemenea, am extins formula si la celelalte celule ale tabelului.

Lectia 15.3: Urmarirea formulelor – Depanarea erorilor

Preambul
Evaluate Formula (Evaluarea formulei) este un instrument ce ne permite sa vizualizam intr-un mod adecvat modul in care functioneaza formulele in cascada.
Putem vizualiza toti operanzii dintr-o formula, pas cu pas, pentru a identifica eventualele erori.
Erorile apar sub forma de text: #DIV/0!, #NAME?, #N/A.

Pasul 0
Descarcati arhiva care contine fisierul ajutator si dezarhivati-l.

Pasul 1
Efectuati un click in celula G8. (1)
in celula G8 am definit o formula ce insumeaza valorile din alte doua celule, iar valoarea obtinuta este impartita la zero (valoarea din celula I5).
Dupa cum cunoasteti, orice fractie cu numitorul zero va returna o eroare.
Apasati tasta Enter.
Efectuati un click in celula G8. (2)
Putem observa ca rezultatul obtinut in celula este #DIV/0!, deci avem de a face cu o eroare.
Acum trebuie sa aflam si ce a determinat aparitia acesteia.
Efectuati un click pe butonul indicat. (3)
Efectuati un click pe optiunea Show Calculation Steps (Afisare pasi de calcul). (4)
Fereastra de dialog Evaluate Formula (Evaluarea formulei) ne permite depanarea formulei in scopul de a observa unde a aparut eroarea.
Efectuati un click pe butonul Evaluate (Evaluare). (5)
Efectuati un click pe butonul Close (inchidere). (6)

Pasul 2
Efectuati un click pe tab-ul Formulas (Formule). (1)
Efectuati un click pe butonul indicat. (2)
Efectuati un click pe optiunea Error Checking (Verificarea erorilor). (3)
in aceasta caseta suntem informati in care celula apare eroarea, de ce tip este si o mica descriere a erorii aparute.
De aici putem lansa utilitarul Evaluate Formula (Evaluarea formulei), pentru a observa unde anume s-a strecurat eroarea.
Efectuati un click pe butonul Show Calculation Steps (Afisare pasi de calcul). (4)
Fereastra de dialog Evaluate Formula (Evaluarea formulei) ne permite depanarea formulei in scopul de a observa unde a aparut eroarea.
Efectuati un click pe butonul Evaluate (Evaluare). (5)
Efectuati un click pe butonul Close (inchidere). (6)

Pasul 3
Mai departe putem alege sa corectam greseala in bara de formule.
Efectuati un click pe butonul Edit in Formula Bar (Editare in bara de formule). (1)
Apasati tasta Enter.
in acest moment putem apasa butonul Resume (Reluare), pentru a cauta si alte erori din foaia de calcul.
Efectuati un click pe butonul Resume (Reluare). (2)
in acest moment, cautarea erorilor a fost finalizata pentru intrega foaie si nu au mai fost depistate altele suplimentare.
Efectuati un click pe butonul OK. (3)
Astfel putem identifica si corecta erorile aparute intr-o foaie de calcul Excel.

Lectia 15.4: Urmarirea formulelor – Vizualizarea precedentelor si dependentelor

Preambul
in Excel 2016, putem vizualiza interconectarile dintre celule intr-un mod foarte placut si foarte usor de realizat.

in cazurile in care utilizam formule si dorim sa stim care celule depind unele de altele, putem apela doua instrumente special concepute in acest scop.

Pasul 0
Descarcati arhiva care contine fisierul ajutator si dezarhivati-l.

Pasul 1
Efectuati un click in celula C11. (1)
in celula C11 am definit o formula care aduna valorile din celulele B4, C2, E3 si G5.
Problema care apare este urmatoarea: cum pot vizualiza care celule sunt incluse in formula?
Apasati tasta Enter.
Efectuati un click in celula C11. (2)

Pasul 2
Efectuati un click pe comanda Trace Precedents (Trasare precedente). (1)
in acest moment, instrumentul apelat a trasat linii dinspre celulele care compun formula catre celula ce contine formula de calcul.
Efectuati un click pe comanda Remove Arrows (Eliminare sageti). (2)

Pasul 3
Efectuati un click in celula E3. (1)
Pentru a vizualiza formulele ce depind de o anumita celula, vom utiliza instrumentul Trace Dependents (Trasare dependente).
Efectuati un click pe comanda Trace Dependents (Trasare dependente). (2)
in acest moment au fost trasate sageti dinspre celula selectata catre celulele care contin formule al caror rezultat este influentat de aceasta.
Efectuati un click pe comanda Remove Arrows (Eliminare sageti). (3)
Astfel se pot vizualiza precedentele si dependentele intre celulele unei foi de calcul Microsoft Excel 2016.