Lectia 14.1: Formatarea Conditionata in Access – Partea 1

Preambul

Formatarea conditionata ne permite sa evidentiem anumite date dintr-un raport sau formular pentru a fi mai usor de inteles.

De exemplu, vrem sa evidentiem salariile care sunt mai mari de 1300 cu o anumita culoare, pentru a le putea vizualiza si analiza mai usor.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Pentru a adauga o conditie de formatare conditionata, este nevoie sa accesam fie Layout View (Modul de vizualizare Aspect), fie Design View (Modul de proiectare).
Excuta un click pe butonul Layout View (Modul de vizualizare Aspect) (1).
Executa un click pe tab-ul FORMAT (FORMATARE) (2).
Executa un click pe butonul Conditional Formatting (Formatare Conditionata) (3).

Pasul 2
Acum, vom selecta campul pentru care vrem sa cream o noua regula de formatare conditionata.
Executa un click pe butonul indicat (1).
Executa un click pe campul indicat (2).
Acest manager este asemanator intr-o anumita masura cu cel din Microsoft Excel.
Pentru a crea o noua regula de formatare conditionata, executa un click pe putonul New Rule (Regula Noua) (3).
Primul lucru care trebuie facut este sa stabilim ce fel de conditie vrem sa aplicam: pentru valori ale campului sau utilizarea unor expresii.
Pentru acest exemplu vom folosi formatarea conditionata in functie de valorile campului, deci optiunea implicita, Field Value Is (Valoarea campului este), reprezinta optiunea de care avem nevoie.
Apoi, vom alege conditia de aplicare a formatarii conditionate.
Executa un click pe butonul indicat (4).
Executa un click pe optiunea greater than (mai mare decat) (5).
Acum vom stabili valoarea peste care, daca valoarea campului respecta conditia, se va aplica regula de formatare conditionata.
Executa un click in campul indicat (6).
Dupa ce am scris valoarea dorita, urmeaza sa alegem formatarea care se va aplica campului.
Executa un click pe butonul Bold (Ingrosat) (7) pentru a ingrosa textul cu care este afisata valoarea campului, daca aceasta respecta conditia.
Executa un click pe butonul indicat (8).
Executa un click pe culoarea indicata (9) pentru a aplica o culoare de fundal valorilor ce respecta conditia.
Observam, in zona Preview (Previzualizare), un exemplu al modului cum vor arata valorile care indeplinesc conditia specificata.
Executa un click pe butonul OK (10).
Executa un click pe butonul OK (11).

Pasul 3
In acest moment, instrumentul de formatare conditionata a aplicat setarile pe care le-am specificat.
Putem observa ca au fundal galben si stil Bold (Ingrosat) acele salarii care sunt mai mari decat 1300, iar restul de salarii au primit formatarea implicita pentru ca nu indeplinesc conditia ceruta.

Lectia 14.2: Formatarea Conditionata in Access – Partea 2

Preambul

In afara de formatarea conditionata in functie de valoarea unui camp, putem sa realizam o formatare conditionata in functie de o expresie.

Pentru exemplul nostru, vom dori sa evidentiem angajatii care sunt nascuti in luna curenta.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Executa un click pe butonul Layout View (Modul de vizualizare Aspect) (1).
Executa un click in campul indicat (2).
Executa un click pe tab-ul FORMAT (FORMATARE) (3).
Executa un click pe butonul Conditional Formatting (Formatare Conditionata) (4).

Pasul 2
Acest manager este asemanator intr-o anumita masura cu cel din Microsoft Excel.
Pentru a crea o noua regula de formatare conditionata, executa un click pe putonul New Rule (Regula Noua) (1).
Primul lucru pe care il vom face este sa alegem optiunea care ne permite sa inseram o expresie.
Executa un click pe butonul indicat (2).
Executa un click pe optiunea Expresion Is (Expresia este) (3).
Executa un click in campul indicat (4).
Expresia folosita este: Month([DataN])=Month(Date())
Ce inseamna acest lucru: se va compara luna in care este nascuta fiecare persoana cu luna corespunzatoare datei curente; in cazul in care expresia este adevarata (cele doua valori ale lunilor coincid), se va aplica regula de formatare conditionata, in caz contrar (daca expresia este falsa), nu se va intreprinde nicio actiune.
Pentru a evidentia textul cu care sunt afisate valorile in cazul in care expresia este adevarata, executa un click pe butonul Bold (Ingrosat) (5).
Executa un click pe butonul indicat (6).
Executa un click pe culoarea indicata (7) pentru a aplica o culoare de fundal valorilor pentru care expresia este adevarata.
Observam, in zona Preview (Previzualizare), un exemplu al modului cum vor arata valorile care indeplinesc conditia specificata.
Executa un click pe butonul OK (8).
Executa un click pe butonul OK (9).

Pasul 3
In acest moment, conditia impusa pentru campul DataN ne-a evidentiat angajatii care sunt nascuti in luna curenta.

Lectia 14.3: Functii sintetice

Preambul

In orice raport care contine numere, aveti posibilitatea sa utilizati totaluri, medii, ponderi sau sa efectuati sume pentru a face datele mai inteligibile.

Functiile sintetice care se pot insera sunt:

– suma;

– medie;

– maximum;

– minimum;

– etc.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

 Pasul 1
Executa un click pe butonul Layout View (Modul de vizualizare Aspect) (1).
Executa un click pe butonul Totals (Totaluri) (2).
Executa un click pe functia Count Records (Numarare Inregistrari) (3).
In acest moment, la sfarsitul campului selectat, a fost inserata valoarea 3, care reprezinta numarul de inregistrari.

Pasul 2
Executa un click pe campul indicat (1).
Executa un click pe butonul Totals (Totaluri) (2).
Executa un click pe functia Sum (Suma) (3).
In acest moment, campului Pret i-a fost inserat un rand in care sunt insumate preturile care se regasesc in acest camp.

Pasul 3
Executa un click pe butonul Report View (Modul de vizualizare Raport) (1).
In acest moment, anumitor campuri le-am inserat cate un rand in care se aplica diferite functii sintetice.

Lectia 14.4: Subrapoarte

Preambul

Un subraport este un raport care este inserat in alt raport. Atunci cand se combina rapoarte, unul din ele trebuie sa serveasca ca raport principal.

Pentru a putea realiza un subraport, trebuie sa intram in modul Design View (Modul de proiectare).

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Executa un click pe butonul View (Vizualizare) (1).
Executa un click pe optiunea Design View (Modul de proiectare) (2).
Executa un click pe butonul Controls (Controale) (3).
Executa un click pe controlul Subreport (Subraport) (4).

Pasul 2
La primul pas al wizard-ului (asistentului) ce apare dupa ce am efectuat click in locul din raportul principal unde dorim sa inseram subraportul, vom decide sursa datelor care vor sta la baza subraportului.
Avem optiunea de a alege intre un tabel sau o interogare, pe de o parte, sau pe aceea de a folosi un raport sau un formular existent in baza de date, pe de alta parte.
Pentru exemplul nostru, vom lasa selectata optiunea implicita, aceea de a folosi un tabel sau o interogare ca sursa a datelor.
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (1).
Tabelul Copii va reprezenta sursa datelor pentru subraport.
Acesta fiind deja selectat in caseta Tables/Queries, executa dublu click pe campul indicat (2) pentru a-l include in subraport.
Executa dublu click pe campul indicat (3) pentru a-l include in subraport.
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (4).

Pasul 3
La acest pas putem defini campurile din raportul principal, respectiv din subraport, in functie de care se va stabili o corespondenta intre inregistrarea afisata in raportul principal si inregistrarile pe care le va afisa subraportul.
Cu alte cuvinte, putem defini ca, pentru fiecare parinte afisat in mod curent in raportul principal, subraportul sa afiseze numai copiii acestuia.
Putem alege aceasta corespondenta dintr-o lista afisata de Access, sau putem defini noi aceasta corespondenta.
Pentru exemplul nostru vom aplica a doua metoda.
Selecteaza optiunea Define my own (Definesc eu insumi) (1).
Executa un click pe butonul indicat (2).
Executa un click pe campul indicat (3).
Pana in acest moment am definit campul din raportul principal care va sta la baza corespondentei.
Executa un click pe butonul indicat (4).
Executa un click pe campul indicat (5).
In acest moment am indicat si campul corespondent din cadrul subraportului.
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (6).
In caseta din aceasta fereastra putem stabili o alta denumire pentru subraport, daca cea sugerata de Access nu este pe placul nostru.
Executa un click pe butonul Finish (Finalizare) (7).

Pasul 4
In acest moment a fost inserat subraportul pe care l-am configurat la pasii anteriori.
Executa un click pe butonul Report View (Modul de vizualizare Raport) (1).
Se poate observa ca, in partea stanga, apar inregistarile din raportul principal, iar in partea dreapta sunt afisate inregistrarile din subraport.
Acum putem observa pentru fiecare parinte ce copii are.
Parintii care nu au copii au subraportul incomplet, spre deosebire de cei care au copii.

Lectia 14.5: Rapoarte grupate generate pe baza datelor extrase dintr-un registru de calcul

Preambul

Avem posibilitatea de a crea un raport pe baza datelor dintr-un tabel ce contine o legatura activa cu un registru de calcul.

Ca prim pas, vom realiza un tabel in Access pe baza datelor dintr-un registru.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Executa un click pe butonul Excel din cadrul grupului Import & Link (Import si Legare) (1).
Executa un click pe butonul Browse (Rasfoire) (2) pentru a naviga in locatia unde se afla fisierul cu care dorim sa realizam o legatura activa.
Executa dublu click pe registrul de calcul indicat (3) pentru a activa asistentul de import.
In aceasta fereastra avem trei optiuni: sa importam datele intr-un nou tabel din baza de date, sa inseram datele ca inregistrari noi intr-un tabel existent sau sa cream un tabel legat.
Pentru realizarea unei legaturi active intre baza de date din Access si registrul cu date din Excel, se va selecta a treia optiune.
Selecteaza optiunea indicata (4).
Executa un click pe butonul OK (5).
In cazul nostru, primul rand din Excel reprezinta un cap de tabel.
Pentru a-l defini si in Access, bifeaza optiunea First Row Contains Column Headings (Primul rand contine anteturi de coloana) (6).
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (7).
Dupa ce am stabilit denumirea tabelului legat in care vor exista datele, executa un click pe butonul Finish (Finalizare) (8).
In acest moment, Access ne afiseaza un mesaj in care ne spune ca a finalizat operatia de realizare a unei legaturi active cu registrul de calcul.
Executa un click pe butonul OK (9).

Pasul 2
Avand selectat in panoul din partea stanga noul tabel creat la pasii anteriori, executa un click pe tab-ul CREATE (CREARE) (1).
Executa un click pe butonul Report Wizard (Asistentul de rapoarte) (2).
Tabelul Angajati_Import va reprezenta sursa datelor pentru raport.
Acesta fiind deja selectat in caseta Tables/Queries, executa dublu click pe campul indicat (3) pentru a-l include in raport.
Executa dublu click pe campul indicat (4) pentru a-l include in raport.
Executa dublu click pe campul indicat (5) pentru a-l include in raport.
Executa dublu click pe campul indicat (6) pentru a-l include in raport.
Executa dublu click pe campul indicat (7) pentru a-l include in raport.
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (8).
La acest pas vom stabili o grupare a datelor dupa campul Orasul_Natal.
Executa dublu click pe campul indicat (9).
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (10).
La acest pas putem stabili o ordine de sortare ascendenta sau descendenta a inregistrarilor din raport dupa cel mult patru campuri.
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (11).
La acest pas putem stabili un aspect (Layout) si o orientare (Orientation) pentru raport.
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (12).
Dupa ce am atribuit un titlu raportului in cazul in care cel implicit nu ne satisface, executa un click pe butonul Finish (Finalizare) (13).

Pasul 3
In acest moment a fost generat raportul pe baza registrului de calcul cu care am facut o legatura activa, raport grupat in functie de orasul natal.

Pasul 4
In acest moment a fost inserat subraportul pe care l-am configurat la pasii anteriori.
Executa un click pe butonul Report View (Modul de vizualizare Raport) (1).
Se poate observa ca, in partea stanga, apar inregistarile din raportul principal, iar in partea dreapta sunt afisate inregistrarile din subraport.
Acum putem observa pentru fiecare parinte ce copii are.
Parintii care nu au copii au subraportul incomplet, spre deosebire de cei care au copii.