Lectia 12.1: Import – Export – Introducere

Preambul

Importul si exportul datelor se poate realiza prin folosirea instrumentelor din ribbon. Mai putem sa accesam aceste optiuni si din meniul contextual, afisat dupa ce se executa click dreapta pe tabelul dorit.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

 Pasul 1
Dupa ce am efectuat click cu butonul drept al mouse-ului pe tabelul indicat, executa un click pe optiunea Import (Import) (1).
In acest meniu gasim optiuni de import din alte baze de date Access, registre de calcul Excel, fisiere de tip text, etc.
Executa un click pe optiunea Export (Export) (2).
In acest meniu gasim optiuni de export catre alte baze de date Access, registre de calcul Excel, fisiere de tip text, fisere de tip XML, etc.

Pasul 2
Executa un click pe tab-ul EXTERNAL DATA (DATE EXTERNE) (1).
In cadrul tab-ului EXTERNAL DATA (DATE EXTERNE) gasim doua grupuri de comenzi: Import & Link (Import si legare) si Export (Export).
Fiecare grup contine optiuni de import, respectiv export, catre o anumita aplicatie.

Pasul 3
Executa un click pe butonul Datasheet View (Vizualizare foaie de date) (1).
Executa un click in zona indicata (2).
In acest moment, ne-a aparut o lista cu valorile specificate de noi, din care o putem alege pe cea pe care o dorim.
Executa un click pe optiunea indicata (3).
Astfel am reusit sa cream o lista de valori posibile, folosind instrumentul Lookup (Cautare).

Lectia 12.2: Cum exportam un tabel catre Excel?

Un tabel se poate exporta prin trei metode. In functie de metoda aleasa , exista riscul ca anumite optiuni de formatare sa nu fie preluate.

Metodele de export sunt:

– utilizarea optiunii Copy-Paste (Copiere si lipire);

– utilizarea instrumentului de export din ribbon (panglica);

– utilizarea optiunii Drag and Drop (Trage si plaseaza).

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Fiind pozitionati pe tabelul pe care dorim sa il exportam, executa un click pe butonul Excel din cadrul grupului Export (Export) (1).
Executa un click pe butonul Browse (Rasfoire) (2) pentru a selecta locatia de salvare a fisierului exportat.
Dupa ce am stabilit denumirea fisierului in care va fi salvat tabelul folosind caseta File name (Nume fisier), executa un click pe butonul Save (Salvare) (3).
Dupa ce am ales locatia de salvare, din lista File format (Formatul fisierului) putem alege tipul de fisier in care va fi exportat tabelul.
Optiunile de export din partea inferioara a ferestrei de dialog permit exportul datelor impreuna cu formatarea si aspectul acestora, deschiserea fisierului dupa finalizarea exportului, respectiv exportul doar al inregistrarilor selectate.
Executa un click pe butonul OK (4).
Din aceasta fereastra, bifand optiunea Save export steps (Salveaza pasii de export), putem reutiliza acesti pasi intr-un moment ulterior.
Executa un click pe butonul Close (Inchidere) (5).

Pasul 2
In Windows Explorer, navigand pana in locatia de salvare a fisierului exportat, executa dublu click pe registrul indicat (1).
Se poate observa ca datele din tabel au fost exportate in Excel.

Lectia 12.3: Cum exportam o interogare catre Excel?

Preambul

Access ne ofera posibilitatea sa exportam orice element din baza de date, inclusiv interogari.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Dupa ce se executa click dreapta pe interogarea dorita, din meniul contextual, executa un click pe optiunea Export (Export) (1).
Executa un click pe optiunea Excel (2) pentru a activa wizard-ul (asistentul) de export.
Primul lucru pe care il vom face este sa alegem o locatie de export.
Executa un click pe butonul Browse (Rasfoire) (3).
Executa dublu click pe folder-ul indicat (4).
Dupa ce am selectat locatia de export, putem schimba denumirea implicita a fisierului exportat utilizand caseta File name (Nume fisier). Denumirea implicita este similara cu cea a interogarii pe care o exportam.
Executa un click pe butonul Save (Salvare) (5).
Restul optiunilor sunt identice cu cele explicate in cadrul exportului tabelelor.
Executa un click pe butonul OK (6).
Executa un click pe butonul Close (Inchidere) (7).

Pasul 2
In Windows Explorer, navigand pana in locatia de salvare a fisierului exportat, executa dublu click pe registrul indicat (1).
Astfel am reusit sa exportam datele care se obtin in urma rularii unei interogari.

Lectia 12.4: Cum exportam un tabel catre Word?

Preambul

Pentru a exporta un obiect dintr-o baza de date, se poate executa click dreapta si, din meniul contextual, se poate alege optiunea de export. Acelasi lucru se poate face si din ribbon, dupa ce, in prealabil, am selectat obiectul pe care dorim sa-l exportam.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Executa un click pe butonul More (Mai multe) din cadrul grupului Export (Export) (1).
Executa un click pe optiunea Word (2).
Dat fiind faptul ca locatia de salvare si numele documentului sunt cele pe care le dorim, vom exporta tabelul.
Executa un click pe butonul OK (3).
Din aceasta fereastra putem alege sa ne fie salvati pasii de lucru, pentru a-i folosi si alta data cand vrem sa repetam operatia aceasta, bifand caseta de validare Save export steps (Salveaza pasii de export).
Executa un click pe butonul Close (Inchidere) (4).

Pasul 2
In Windows Explorer, navigand pana in locatia de salvare a fisierului exportat, executa dublu click pe documentul indicat (1).
Datele exportate au fost inserate intr-un tabel.
Acum trebuie doar sa mai operam modificarile dorite.

Lectia 12.5: Cum importam date din Excel?

Preambul

Pentru a importa date dintr-un registru Excel, vom utiliza meniul de import din ribbon.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Executa un click pe butonul Excel din cadrul grupului Import & Link (Import si Legare) (1).
Executa un click pe butonul Browse (Rasfoire) (2) pentru a naviga in locatia unde se afla fisierul care contine datele pe care dorim sa le importam.
Executa dublu click pe registrul de calcul indicat (3) pentru a activa asistentul de import.

Pasul 2
In aceasta fereastra avem trei optiuni: sa importam datele intr-un nou tabel din baza de date, sa inseram datele ca inregistrari noi intr-un tabel existent sau sa cream un tabel legat.
Vom lasa selectata prima optiune.
Executa un click pe butonul OK (1).
La acest pas putem alege sa importam date dintr-o anumita foaie de calcul (optiunea Show Worksheets (Arata foile de calcul)) sau o un domeniu definit (optiunea Show Named Ranges (Arata domeniile definite)).
Noi vom folosi pentru acest import datele care se afla in foaia de calcul tblAngajati, asa ca vom lasa optiunea implicita.
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (2).
In cazul nostru, tabelul realizat in Excel avea deja un cap de tabel definit.
Pentru a-l defini si in Access, bifeaza optiunea First Row Contains Column Headings (Primul rand contine anteturi de coloana) (3).
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (4).
La acest pas putem stabili denumirea campului din tabelul Access care va contine datele din coloana selectata in mod curent in aceasta fereastra, folosind caseta Field Name (Numele campului) si tipul datelor ce vor fi introduse in tabel folosind lista derulanta Data Type (Tipul de date); de asemenea, daca dorim ca anumite coloane sa nu fie importate, le vom selecta si vom bifa optiunea Do not import field (Skip) (Nu importa campul (Omite)).
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (5).
Dupa ce am stabilit denumirea tabelului in care vor fi importate datele, executa un click pe butonul Finish (Finalizare) (6).
Din aceasta fereastra putem alege sa ne fie salvati pasii de lucru, pentru a-i folosi si alta data cand vrem sa repetam operatia aceasta, bifand caseta de validare Save import steps (Salveaza pasii de import).
Executa un click pe butonul Close (Inchidere) (7).

Pasul 3
Executa dublu click pe tabelul tblAngajati (1) pentru a-l deschise in modul Datasheet View (Vizualizare foaie de date).
Astfel am reusit sa importam datele din registrul Excel intr-un tabel din MS Access si am si formatat corespunzator coloanele din tabel.

Lectia 12.6: Cum importam date dintr-un domeniu definit (Named Range)?

Preambul

Pentru a crea o baza de date pe baza domeniilor definite dintr-un registru de calcul, va trebui intai sa le definim propriu-zis.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Executa un click in Name Box (Caseta Nume) (1).
Dupa ce am introdus denumirea domeniului, apasa pe tasta Enter.
Executa un click in celula indicata (2).
Executa combinatia de taste Ctrl+Shift+Sageata Jos pentru a selecta intreaga coloana Oras din tabel.
Executa un click in Name Box (Caseta Nume) (3).
Dupa ce am introdus denumirea celui de-al doilea domeniu, apasa pe tasta Enter.
Executa un click in celula indicata (4).
Executa combinatia de taste Ctrl+Shift+Sageata Jos pentru a selecta intreaga coloana Salariat din tabel.
Executa un click in Name Box (Caseta Nume) (5).
Dupa ce am introdus denumirea celui de-al treilea domeniu, apasa pe tasta Enter.
Executa un click pe butonul Save (Salvare) (6).
Executa un click pe butonul Close (Inchidere) (7).

Pasul 2
Pentru a importa date dintr-un registru Excel, vom utiliza meniul de import din ribbon.
Executa un click pe butonul Excel din cadrul grupului Import & Link (Import si Legare) (1).
Executa un click pe butonul Browse (Rasfoire) (2) pentru a naviga in locatia unde se afla fisierul care contine datele pe care dorim sa le importam.
Executa dublu click pe registrul de calcul indicat (3) pentru a activa asistentul de import.

Pasul 3
In aceasta fereastra avem trei optiuni: sa importam datele intr-un nou tabel din baza de date, sa inseram datele ca inregistrari noi intr-un tabel existent sau sa cream un tabel legat.
Vom lasa selectata prima optiune.
Executa un click pe butonul OK (1).
Pentru a vedea domeniile definite din cadrul registrului de calcul, selecteaza optiunea Show Named Ranges (Arata domeniile definite) (2).
In lista de domenii definite se pot observa cele trei nume create de noi la pasii anteriori, dar si ce date contin.
Pentru a importa date dintr-un anumit domeniu, tot ce trebuie sa facem este sa efectuam click pe acesta.
In cazul nostru, dorim sa importam datele din domeniul Nume_Prenume, care este deja selectat.
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (3).
In cazul nostru, primu rand al domeniului defint din Excel reprezinta un cap de tabel.
Pentru a-l defini si in Access, bifeaza optiunea First Row Contains Column Headings (Primul rand contine anteturi de coloana) (4).
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (5).
La acest pas putem stabili denumirea campului din tabelul Access care va contine datele din coloana selectata in mod curent in aceasta fereastra, folosind caseta Field Name (Numele campului) si tipul datelor ce vor fi introduse in tabel folosind lista derulanta Data Type (Tipul de date); de asemenea, daca dorim ca anumite coloane sa nu fie importate, le vom selecta si vom bifa optiunea Do not import field (Skip) (Nu importa campul (Omite)).
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (6).
Dupa ce am stabilit denumirea tabelului in care vor fi importate datele, executa un click pe butonul Finish (Finalizare) (7).
Din aceasta fereastra putem alege sa ne fie salvati pasii de lucru, pentru a-i folosi si alta data cand vrem sa repetam operatia aceasta, bifand caseta de validare Save import steps (Salveaza pasii de import).
Executa un click pe butonul Close (Inchidere) (8).

Pasul 4
Executa dublu click pe tabelul Nume_Prenume (1) pentru a-l deschise in modul Datasheet View (Vizualizare foaie de date).
Astfel am reusit sa importam doar datele continute de un domeniu definit (Named Range) din Microsoft Excel.

Lectia 12.7: Cum lucram cu tabele legate (Linked Tables)?

Preambul

Pentru realizarea unei legaturi active cu un alt document, vom folosi un registru Excel ce contine date localizate pe doua coloane.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Executa un click pe butonul Close (Inchidere) (1).
In vederea realizarii unei legaturi active cu registrul Excel, vom utiliza meniul de import din ribbon.
Executa un click pe butonul Excel din cadrul grupului Import & Link (Import si Legare) (2).
Executa un click pe butonul Browse (Rasfoire) (3) pentru a naviga in locatia unde se afla fisierul cu care dorim sa realizam o legatura activa.
Executa dublu click pe registrul de calcul indicat (4) pentru a activa asistentul de import.

Pasul 2
In aceasta fereastra avem trei optiuni: sa importam datele intr-un nou tabel din baza de date, sa inseram datele ca inregistrari noi intr-un tabel existent sau sa cream un tabel legat.
Pentru realizarea unei legaturi active intre baza de date din Access si registrul cu date din Excel, se va selecta a treia optiune.
Selecteaza optiunea indicata (1).
Executa un click pe butonul OK (2).
In cazul nostru, primul rand din Excel reprezinta un cap de tabel.
Pentru a-l defini si in Access, bifeaza optiunea First Row Contains Column Headings (Primul rand contine anteturi de coloana) (3).
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (4).
Dupa ce am stabilit denumirea tabelului legat in care vor exista datele, executa un click pe butonul Finish (Finalizare) (5).
In acest moment, Access ne afiseaza un mesaj in care ne spune ca a finalizat operatia de realizare a unei legaturi active cu registrul de calcul.
Executa un click pe butonul OK (6).

Pasul 3
Dat fiind faptul ca am ales sa realizam o legatura activa cu un fisier de tip Excel, Access ne afiseaza tabelul importat cu simbolul programului Excel si cu o sageata in partea stanga.
Executa dublu click pe tabelul Adrese Importate (1) pentru a-l deschise in modul Datasheet View (Vizualizare foaie de date).
Se poate observa ca in tabelul din Access exista aceleasi date care sunt si in registrul de calcul sursa din Excel.
Ce avantaj prezinta acest tip de import?
– putem lucra in continuare numai cu fisierul Excel si se pot introduce informatiile dorite;
– cand vom deschise Access, acele date completate in fisierul Excel vor fi aduse automat in tabelul din Access;
– putem realiza centralizatoare, interogari, rapoarte, etc. cu datele importate din Excel.
Executa un click pe butonul Close (Inchidere) (2).
Acum, vom mai adauga inca o inregistrare in acest registru.
Executa un click in celula A5 (3).
Executa un click pe butonul Save (Salvare) (4).
Executa un click pe butonul Close (Inchidere) (5).
Executa dublu click pe tabelul Adrese Importate (6) pentru a-l deschise in modul Datasheet View (Vizualizare foaie de date).
In acest moment, putem observa ca si ultima adresa web, introdusa dupa realizarea importului, a fost adaugata in tabel, datorita faptului ca acesta contine o legatura activa catre registrul cu date.

Pasul 4
Executa dublu click pe tabelul Nume_Prenume (1) pentru a-l deschise in modul Datasheet View (Vizualizare foaie de date).
Astfel am reusit sa importam doar datele continute de un domeniu definit (Named Range) din Microsoft Excel.

Lectia 12.8: Cum expediem un tabel prin E-mail?

Preambul

Access 2013 ne ofera posibilitatea sa expediem orice obiect din baza de date folosind E-mail-ul. Pentru exemplul nostru, vom expedia tabelul cu angajati. Pentru aceasta, tabelul trebuie sa fie selectat in panoul din partea stanga.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

Pasul 1
Executa un click pe butonul Email (Mesaj de posta electronica) (1).
Cu ajutorul optiunilor din acest meniu, putem sa alegem un format de fisier in care sa fie exportat elementul ales.
Executa un click pe formatul indicat (2).
Executa un click pe butonul OK (3).

Pasul 2
In acest moment, elementul selectat – in cazul nostru, tabelul cu angajati – a fost exportat in formatul *.pdf si apoi a fost atasat la un mesaj nou.
Executa dublu click pe fisierul atasat (1).
In acest moment, fisierul se deschise si putem observa datele ce se regaseau in tabelul din baza de date.

Lectia 12.9: Cum exportam date spre un site SharePoint?

Preambul

In Access, avem posiblitatea de a publica un tabel sub forma unei liste intr-un site SharePoint.

Pasul 0
Apasa butonul Descarca documentele ajutatoare din partea dreapta-sus si dezarhiveaza documentul ajutator.

 Pasul 1
Avand selectat in panoul din partea stanga tabelul pe care dorim sa-l publicam, executa un click pe butonul More (Mai multe) din cadrul grupului Export (Export) (1).
Executa un click pe optiunea SharePoint List (Lista SharePoint) (2).
In acest meniu putem specifica adresa site-ului, numele listei, dar si o descriere.
Executa un click pe butonul OK (3).

Pasul 2
In acest moment, informatiile din tabelul din baza de date au fost publicate intr-o lista noua din SharePoint.

Lectia 12.10: Cum importam date dintr-un site SharePoint?

Preambul

In afara de faptul ca putem exporta datele dintr-o baza de date catre SharePoint, mai putem sa si importam in Access date dintr-o lista SharePoint.

Pasul 1
Executa un click pe butonul More (Mai multe) din cadrul grupului Import & Link (Import si legare) (1).
Executa un click pe optiunea SharePoint List (Lista SharePoint) (2).
In acest meniu putem specifica adresa site-ului.
In plus, putem stabili daca importam datele intr-un tabel nou sau daca cream un tabel cu o legatura activa.
Pentru acest exemplu vom utiliza prima optiune.
Executa un click pe butonul Next (Urmatorul) (3).
Aici putem stabili ce liste vrem sa le facem disponibile in baza de date.
Bifeaza lista indicata (4).
Executa un click pe butonul OK (5).
Din aceasta fereastra putem alege sa ne fie salvati pasii de lucru, pentru a-i folosi si alta data cand vrem sa repetam operatia aceasta, bifand caseta de validare Save import steps (Salveaza pasii de import).
Executa un click pe butonul Close (Inchidere) (6).

Pasul 2
Executa dublu click pe tabelul Clienti1 (1) pentru a-l deschise in modul Datasheet View (Vizualizare foaie de date).
Putem observa ca informatiile din lista SharePoint au fost importate intr-un tabel din baza de date.