In arhiva atasata e un exemplu de preluare de date (stocuri) din fisiere externe, folosind MS Query. Pentru ca sa functioneze, fisierele trebuie dezarhivate in folderul D:\Stocuri. In arhiva sunt 3 fisiere:
BD_Materiale.xlsx
BD_Finisaje.xlsx
Stocuri.xlsx
La deschiderea fisierului Stocuri.xlsx va aparea un mesaj de "Security Warning" legat de conexiunea la date externe - terbuie permisa aceasta conexiune (bifat "Enable this content" -> OK; pentru evitarea acestui mesaj pe viitor, se poate adauga folder-ul D:\Stocuri la lista de Trusted Locations de la Excel Options -> Trust Center -> Trust Center Settings... -> Trusted Locations -> Add new location... -> Browse -> selectat folder-ul D:\Stocuri -> OK de cate ori e nevoie pentru a inchide toate dialogurile) ca fisierul sa functioneze. Cu ajutorul acestui fisier se calculeaza stocurile la data dorita (selectata din lista din celula F1 a foii respective) pentru bazele de date din fisierele BD_Materiale.xlsx si BD_Finisaje.xlsx. Tot in fisierul Stocuri.xlsx mai exista doua foi de calcul unde se preiau tot prin conexiune la cele 2 fisiere datele calendaristice unice la care au fost facute operatiuni in bazele de date respective - aceste liste de date calendaristice sunt folosite in foile de stocuri pentru generarea listelor din celula F1 dar pot sa si lipseasca si data din F1 poate fi introdusa manual.
Fisierele BD_Materiale.xlsx si BD_Finisaje.xlsx au aceeasi structura:
- o foaie de calcul denumita "X_Stoc" (X poate fi "Materiale" sau "Finisaje" in exemplul cu aceste fisiere) - aici se inregistreaza intrarile si iesirile pe primele 4 coloane, iar celelalte doua coloane sunt coloane calculate pentru stocul din produsul de pe randul curent in momentul respectiv (inclusiv operatiunea de pe randul curent) si valoarea in bani a achizitiei de pe randul curent (numai pentru intrari) in functie de preturile din tabelul "Preturi";
- o foaie de calcul denumita "X" (X poate fi "Materiale" sau "Finisaje" in exemplul cu aceste fisiere) - aici sunt inscrise o singura data denumirile articolelor din baza de date impreuna cu unitatea de masura asociata fiecarui articol (prin selectie din lista); aceasta asociere cu unitatea de masura folosita se repercuteaza si in tabelul de stocuri si in fisierul Stocuri.xlsx; acest tabel poate fi extins incluzand si informatii despre furnizori, descrierea produsului etc.
- o foaie de calcul denumita "Preturi" unde se pastreaza un istoric al preturilor fiecarui produs; initial in acest tabel trebuie sa existe toata lista de produse cu preturile la data la care a fost creat tabelul, iar cand un pret al unui produs se modifica, se inscrie in acest tabel o noua inregistrare pentru produsul respectiv, cu data la care s-a modificat pretul si cu noul pret; formula de calcul din foaia "X_Stoc" va folosi pretul valabil la data inregistrarii operatiei de stoc cautand in acest tabel;
- o foaie de calcul denumita "U_M" pentru crearea listei de unitati de masura asociate fiecarui produs din baza de date.
Cum functioneaza
Informatiile despre produse se pastreaza in fisierele de forma "BD_X.xlsx" (mai pot fi create fisiere asemanatoare pentru alte categorii: Accesorii, Diverse etc.) si tot aici se inscriu miscarile de stocuri (intrarile cu +, iesirile cu -). La aparitia unui produs nou el se inscrie mai intai in tabelul din foaia "X", impreuna cu unitatea de masura asociata si apoi in foaia "Preturi" impreuna cu data si pretul de la data respectiva - dupa aceea produsul e disponibil in lista din care se selecteaza produsul (coloana B) din foaia "X_Stoc".
Fisierul Stocuri.xlsx contine interogari ale fisierelor baze de date strict pentru afisarea stocurilor. Interogarile nu folosesc formule, ci sunt parametrizate (de regula) pentru obtinerea listei de informatii dorite (in cazul asta stocurile, iar data e parametrul). Se mai pot imagina si alte tipuri de interogari (aflarea pretului sau a altor caracteristici ale produselor, furnizori etc.) fie in acelasi fisier, fie in fisiere separate.
Fisierele de forma "BD_X.xlsx" ar putea sta toate intr-unul singur, dar probabil ca in timp dimensiunea unui asemenea fisier ar creste destul de mult si destul de repede si s-ar lucra mai greoi cu el. Desi optiunea "all inclusive"
ramane deschisa, eu cred ca e mai buna o asemenea organizare pe categorii. Chiar daca am folosit denumiri de produse din fisierele atasate de tine, aceste fisiere nu sunt decat un exemplu de organizare si functionare a unei baze de date, nu solutia completa pe care o doresti. Discutia despre modul de organizare a unei asemenea baze de date e mult mai lunga si probabil va continua pe masura ce te vei hotari ce sistem vrei sa folosesti, care sunt cerintele, ce metode ai la dispozitie pentru a indeplini cerintele respective, cum pot fi extinse/modificate aceste cerinte in timp etc.
