[TIP] Despre organizarea datelor

Informatii despre cum se utilizeaza Microsoft Excel 2003. Calcule, Formule, Functii, Tabele pivot, Analiza datelor, etc
Închis
smcsa
Mesaje: 2805
Membru din: Mar Sep 29, 2009 7:29 pm
Localitate: Timisoara

[TIP] Despre organizarea datelor

Mesaj de smcsa » Joi Aug 25, 2011 10:18 am

Deoarece colegul Gecs (sau Lucian, ca am si eu o varsta ;) ) a tot zis ca vrea sa se apuce de un astfel de subiect, m-am gandit sa-l incep eu.

De (prea) multe ori, cand am incercat sa dam o solutie unei probleme postate pe forum, ne-am lovit de ceva: organizarea datelor din fisierul postat de utilizator. Mai exact dez-organizarea datelor :lol: Pentru a lucra eficient (unii ar spune si corect) este necesar ca datele mele sa fie organizate de asa natura incat sa ne fie usor sa introducem, actualizam sau extrage date.

Si am sa incep cu cateva sfaturi:
1. Folositi Tables in versiuni de la 2007 in sus sau Lists in versiuni anterioare. Acestea ofera din start cateva avantaje in manipularea datelor. Pot face rapid sortari, filtrari, subtotaluri, la inserarea / adaugarea unor randuri noi se pastreaza formatarile, validarile si formulele si multe altele.
2. Nu folositi celule unite. Niciodata. Chiar daca va cere Directorul sau sotia. Repet: niciodata. Un tabel cu celule unite nu poate fi sortat sau filtrat. Contopirea celulelor poate fi evidata cu un pic de gandire: de exemplu, daca vreau sa am in capul de tabel anul si sub el lunile, voi pune in celula cu numele lunii si anul, de genul 2011 - 01
3. Nu folositi cap de tabel pe mai mult de un rand. Datele de pe fiecare coloana trebuie sa aibe un nume si doar unul. Acelasi exemplu ca la pct. 2. Bine, veti intreba, dar cum fac atunci sa vad doar datele dintr-un an ? Pentru asta exista PivotTable.
4. Formatati coloanele conform datelor pe care le vor contine: data calendaristica -> Date, sume de bani -> numere cu 2 zecimale si miile despartite, varsta in ani -> numere fara zecimale
5. Nu introduceti caractere spatiu in plus (la inceputul sau sfarsitul textului). Chiar daca nu consuma toner, s-ar putea sa aveti nevoie de formule / macro care sa faca prelucrari pe texte si sa va incurce acel spatiu in plus. Daca acestea rezulta in urma unui import, ele se pot elimina cu functiile proprii Excel sau cu macro creat de noi, dupa caz.
6. Pastrati o uniformitate in completarea campurilor. De exemplu, daca am hotarat ca voi scrie numele complet ca "Nume Prenume", atunci asa va trebui sa scriu / completez pe intreaga coloana, nu "Prenume Nume" sau "Nume - Prenume". Pentru a identifica clar care este numele si care prenumele cand acestea sunt compuse, folositi cratima pentru a le uni (exact asta face si Evidenta Populatiei pe Cartile de Identitate), de exemplu "Popescu-Ionescu Vasile-George" dar nu "Popescu - Ionescu Vasile - George"
7. Nu folositi tipuri de date care nu isi au rostul. Cea mai frecventa greseala pe care am intalnit-o este folosirea tipului de date numeric in loc de text. Un exemplu: de ce ar trebui sa folosesc tipul de date numeric la numarul CNP ? Nu fac absolut nici-o operatiune matematica cu CNP-ul. Nu adun CNP-uri, nu scad CNP-uri si nu extrag radacina cubica dintr-un CNP. A, ca fac operatiuni PE un CNP (determin varsta), asta este o alta problema. O pot face la fel de bine si daca e text.

Dr.Windows
Site Admin
Site Admin
Mesaje: 4519
Membru din: Vin Iul 31, 2009 7:32 am

Re: [TIP] Despre organizarea datelor

Mesaj de Dr.Windows » Mie Noi 16, 2011 11:35 am

Pentru ca subiectul a fost considerat de importanta majora pentru orice sectiune de Excel (2003 ... 2010) a fost copiat in toate aceste subforumuri pentru a fi cat mai vizibil si "sticky", dar pentru intrebari/raspunsuri si mai multe detalii ramane subiectul din sectiunea de Excel 2007 - [TIP] Despre organizarea datelor - numai acolo se va putea continua discutia pe aceasta tema.

Închis

Înapoi la “Intrebari despre Excel 2003”