Buna seara,
Indraznesc si eu sa cer ajutorul, dupa ce am vazut ca oferiti solutii geniale la tot se cere...
Am un xlsx in care se introduc si centralizeaza situatia absentelor la clase. Se doreste atentionare in cazul elevilor care realizeaza absente dupa urmatoarele criterii >=20<25 ; >=25<30; >=30<35; >=35<=40
Eu ma gandeam sa folosesc Conditional Formatting in sheetul Centralizator (cum as putea sa preiau aici, cel mai usor, datele elevilor din sheeturile cu clasele?) pentru a evidentia elevii, dupa criteriile de mai sus... Dar totusi, cum as putea sa-i extrag in sheeturi separate, dupa fiecare conditie/criteriu (adica pe cei care au mai mult de 20 de absente sa mi-i duca intr-un alt sheet)? Sau poate aveti alte sugestii, cunoscand posibilitatile nesfarsite ale excel-ului.
Atasat fisierul.
Centralizare-Extragere date
-
itexplorer
- Mesaje: 4
- Membru din: Lun Sep 24, 2018 6:28 am
Centralizare-Extragere date
Nu aveţi permisiunea de a vizualiza fişierele ataşate acestui mesaj.
Re: ajutor urgent pentru extragere date dupa conditii
Buna ziua
-o corecta incadrare intre niste limite (ma refer la o eventuala formatare conditionata) se face astfel incat o valoare sa nu apartina in acelasi timp mai multor intervale. Asadar >=20 <25; >=25 <30 etc.
-in excel cel mai usor se preiau-prelucreaza datele daca toata informatia e in aceeasi foaie (sheet) si corect structurata. In fisier aveti ceva data connection. Nu stiu cum aveti structurata informatia de baza, initiala de unde ajunge informatia in fisierul dvs.. Ar fi ceva sansa sa extrageti acea informatie in mod "compact" si implicit sa o puteti prelucra mai usor in continuare sau chiar sursa pentru data connection sa fie in forma deja "compacta".
Pentru aducerea informatiei din mai multe foi in una singura eu as incerca o solutie bazata pe un macro (pe forum exista mai multe exemple in acest sens) pentru ca folosind doar formule rezultele pot fi alterate daca se intervine in structura foilor sursa (de ex. stergeri/inserari de randuri sau chiar sortari)
-O data ce aveti informatia (indiferent cum) adusa intr-o foaie de tip Centralizator, prin filtrare si copiere lipire ca valori puteti sa va salvati informatia cum doriti (ar fi o treaba de cateva zeci de secunde); Alternativ se poate face un macro cu aceeasi finalitate.
IP
-o corecta incadrare intre niste limite (ma refer la o eventuala formatare conditionata) se face astfel incat o valoare sa nu apartina in acelasi timp mai multor intervale. Asadar >=20 <25; >=25 <30 etc.
-in excel cel mai usor se preiau-prelucreaza datele daca toata informatia e in aceeasi foaie (sheet) si corect structurata. In fisier aveti ceva data connection. Nu stiu cum aveti structurata informatia de baza, initiala de unde ajunge informatia in fisierul dvs.. Ar fi ceva sansa sa extrageti acea informatie in mod "compact" si implicit sa o puteti prelucra mai usor in continuare sau chiar sursa pentru data connection sa fie in forma deja "compacta".
Pentru aducerea informatiei din mai multe foi in una singura eu as incerca o solutie bazata pe un macro (pe forum exista mai multe exemple in acest sens) pentru ca folosind doar formule rezultele pot fi alterate daca se intervine in structura foilor sursa (de ex. stergeri/inserari de randuri sau chiar sortari)
-O data ce aveti informatia (indiferent cum) adusa intr-o foaie de tip Centralizator, prin filtrare si copiere lipire ca valori puteti sa va salvati informatia cum doriti (ar fi o treaba de cateva zeci de secunde); Alternativ se poate face un macro cu aceeasi finalitate.
IP
-
itexplorer
- Mesaje: 4
- Membru din: Lun Sep 24, 2018 6:28 am
Re: ajutor urgent pentru extragere date dupa conditii
Datele elevilor le-am introdus prin copiere din diverse liste, nr absentelor se completeaza manual la inceputul fiecarei luni, pentru luna precedenta, pe baza situatiei aduse de diriginti, care primesc macheta tiparita si o completeaza in pix. Dl director doreste o alerta/atentionare pentru elevii care au un numar mai mare de absente (20, 25...,40) In functie de acest criteriu se iau anumite masuri. Eu nu m-am putut gandi la alta varianta decat evidentiere sau extragerea lor in alta foaie/ alte foi (cate o foaie pentru cei >=20 absente, o foaie pt cei cu >=25 absente. Cum pot face asta? Aveti alta sugestie?
Re: ajutor urgent pentru extragere date dupa conditii
Buna ziua
Prima sugestie ar fi sa evitati dubla introducere manuala a informatiei. Adica dirigintii scriu pe o hartie iar altcineva reintroduce in format electronic aceeasi informatie. Timp pierdut, posibilitatea de introducere gresita, caz in care trebuie cautati vinovatii in doua locuri...
Niste variante de abordare:
1. Daca reusiti sa convingeti dirigintii sa introduca in format electronic, atunci:
Fisiere individuale la nivel de clase paralele, adica un fisier pentru toate clasele a IX-a de ex., altul pentru a X-a etc. puse intr-o locatie partajata de tip dropbox. Personal nu am incredere in shared file care cica permite introducerea simultana a informatiei in acelasi fisier de catre utilizatori diferiti. Daca exista sa spunem 4 clase paralele, dirigintii se pot pune de acord ca 15 minute completeaza unul, apoi salveaza si inchide, urmatoarele 15 altul etc.
Un fisier centralizator (de fapt e nevoie de o foaie) in care aduceti toata informatia din fisierele de mai sus prin niste linkuri.
Din acel moment practic aveti toata informatia la dispozitie sa faceti ce rapoarte doriti pe loc prin filtrari si copierea rezultatului ca valori in alta parte sau configurand alte foi-raport care isi vor extrage informatia cu ajutorul formulelor din foaia centralizatoare.
2. Daca tot dvs. trebuie sa introduceti in format electronic informatia primita in format tiparit, atunci:
De la bun inceput o introduceti toata direct in foaia-centralizatoare.
Din acel moment practic aveti toata informatia la dispozitie sa faceti ce rapoarte doriti pe loc prin filtrari si copierea rezultatului ca valori in alta parte sau configurand alte foi-raport care isi vor extrage informatia cu ajutorul formulelor din foaia centralizatoare.
Pentru a putea obtine (prin filtrari si/sau formule) rezultatele dorite, foaia centralizatoare ar trebui sa aiba urmatoarea structura (cap de tabel) esentiala, minimala.
Luna.An* | Nume diriginte | Clasa | Nume prenume | CNP | Nr.Absente motivate | Nr.Absente nemotivate | Total Absente |
*Luna.An in format corect nu ca informatie-text. Daca raportul va fi cel mult anual atunci se va trece doar luna dar nu ca informatie text pentru ca in acest caz nu mai puteti grupa automat informatia pe trimestre/semestre
De la structura si informatia completata corect intr-o lista ca cea de mai sus se poate extrage / grupa / calcula usor informatia pe clase, luni, ani etc. respectiv pune regulile de formatare conditionata si pe baza lor sa se faca filtrarea dorita urmata de, eventual copierea rezultatelor in alta foaie ca valori.
De asemenea, informatia fiind in acelasi loc se poate gasi rapid inclusiv la nivel de elev cine are cele mai multe absente sau un top al elevilor cu cele mai multe absente.
IP
PS. Voi crea un subiect nou
Prima sugestie ar fi sa evitati dubla introducere manuala a informatiei. Adica dirigintii scriu pe o hartie iar altcineva reintroduce in format electronic aceeasi informatie. Timp pierdut, posibilitatea de introducere gresita, caz in care trebuie cautati vinovatii in doua locuri...
Niste variante de abordare:
1. Daca reusiti sa convingeti dirigintii sa introduca in format electronic, atunci:
Fisiere individuale la nivel de clase paralele, adica un fisier pentru toate clasele a IX-a de ex., altul pentru a X-a etc. puse intr-o locatie partajata de tip dropbox. Personal nu am incredere in shared file care cica permite introducerea simultana a informatiei in acelasi fisier de catre utilizatori diferiti. Daca exista sa spunem 4 clase paralele, dirigintii se pot pune de acord ca 15 minute completeaza unul, apoi salveaza si inchide, urmatoarele 15 altul etc.
Un fisier centralizator (de fapt e nevoie de o foaie) in care aduceti toata informatia din fisierele de mai sus prin niste linkuri.
Din acel moment practic aveti toata informatia la dispozitie sa faceti ce rapoarte doriti pe loc prin filtrari si copierea rezultatului ca valori in alta parte sau configurand alte foi-raport care isi vor extrage informatia cu ajutorul formulelor din foaia centralizatoare.
2. Daca tot dvs. trebuie sa introduceti in format electronic informatia primita in format tiparit, atunci:
De la bun inceput o introduceti toata direct in foaia-centralizatoare.
Din acel moment practic aveti toata informatia la dispozitie sa faceti ce rapoarte doriti pe loc prin filtrari si copierea rezultatului ca valori in alta parte sau configurand alte foi-raport care isi vor extrage informatia cu ajutorul formulelor din foaia centralizatoare.
Pentru a putea obtine (prin filtrari si/sau formule) rezultatele dorite, foaia centralizatoare ar trebui sa aiba urmatoarea structura (cap de tabel) esentiala, minimala.
Luna.An* | Nume diriginte | Clasa | Nume prenume | CNP | Nr.Absente motivate | Nr.Absente nemotivate | Total Absente |
*Luna.An in format corect nu ca informatie-text. Daca raportul va fi cel mult anual atunci se va trece doar luna dar nu ca informatie text pentru ca in acest caz nu mai puteti grupa automat informatia pe trimestre/semestre
De la structura si informatia completata corect intr-o lista ca cea de mai sus se poate extrage / grupa / calcula usor informatia pe clase, luni, ani etc. respectiv pune regulile de formatare conditionata si pe baza lor sa se faca filtrarea dorita urmata de, eventual copierea rezultatelor in alta foaie ca valori.
De asemenea, informatia fiind in acelasi loc se poate gasi rapid inclusiv la nivel de elev cine are cele mai multe absente sau un top al elevilor cu cele mai multe absente.
IP
PS. Voi crea un subiect nou
Re: Centralizare-Extragere date
Buna ziua
In fisierul atasat gasiti o mica exemplificare a ceea ce am spus intr-un mesaj anterior. Am presupus ca dvs. veti introduce informatia direct intr-o foaie centralizatoare. (Mi se pare mai plauzibil ca se va ajunge aici, nu prea vad cum veti convinge peste 40 de persoane, unele poate fara tangente prea mari cu calculatorul sa completeze ceva respectand regulile)
Am pus niste informatii fictive cu cate 2 elevi aflati in 2 clase paralele si cu informatie care acopera 2 luni calendaristice.
-Pe coloana H gasiti aplicate reguli de formatare conditionata (cu rosu este pentru >=40 absente). Exemplificarea e la nivel de elev dar acelasi principiu se poate folosi si in tabelul alaturat unde sunt extrase automat informatiile in functie de luna.an specificat in celula L1.
-Lista calculata automat in functie de informatia din L1. Se va scrie sub forma de prima zi a lunii septembrie/octombrie 2018, faceti abstractie de formatare (deci se va scrie 01.09.2018 de exemplu)
De aici incolo pot fi de asemenea mai multe modalitati de lucru: configurati de la bun inceput toate formulele necesare pentru extragerea calcularea informatiei defalcat pe luni sau folositi un singur tabel de calculat parametrizat pentru o singura luna si copiati rezultatele ca valori in alta foaie in care sa aveti situatiile lunare.... Depinde de fiecare si e discutabila orice varianta
IP
In fisierul atasat gasiti o mica exemplificare a ceea ce am spus intr-un mesaj anterior. Am presupus ca dvs. veti introduce informatia direct intr-o foaie centralizatoare. (Mi se pare mai plauzibil ca se va ajunge aici, nu prea vad cum veti convinge peste 40 de persoane, unele poate fara tangente prea mari cu calculatorul sa completeze ceva respectand regulile)
Am pus niste informatii fictive cu cate 2 elevi aflati in 2 clase paralele si cu informatie care acopera 2 luni calendaristice.
-Pe coloana H gasiti aplicate reguli de formatare conditionata (cu rosu este pentru >=40 absente). Exemplificarea e la nivel de elev dar acelasi principiu se poate folosi si in tabelul alaturat unde sunt extrase automat informatiile in functie de luna.an specificat in celula L1.
-Lista calculata automat in functie de informatia din L1. Se va scrie sub forma de prima zi a lunii septembrie/octombrie 2018, faceti abstractie de formatare (deci se va scrie 01.09.2018 de exemplu)
De aici incolo pot fi de asemenea mai multe modalitati de lucru: configurati de la bun inceput toate formulele necesare pentru extragerea calcularea informatiei defalcat pe luni sau folositi un singur tabel de calculat parametrizat pentru o singura luna si copiati rezultatele ca valori in alta foaie in care sa aveti situatiile lunare.... Depinde de fiecare si e discutabila orice varianta
IP
Nu aveţi permisiunea de a vizualiza fişierele ataşate acestui mesaj.
-
itexplorer
- Mesaje: 4
- Membru din: Lun Sep 24, 2018 6:28 am
Re: Centralizare-Extragere date
Buna ziua,
Multumesc pentru raspunsul complex si pentru model. S-a pastrat desigur varianta tiparita pentru diriginti si am mai actualizat macheta conform indicatiilor dvs. Am folosit functia de filtrare dupa culoare pentru diverse situatii (nu stiu de ce ma complicam cu alte idei).
Respect maxim pentru implicare si raspunsurile profi!
Multumesc pentru raspunsul complex si pentru model. S-a pastrat desigur varianta tiparita pentru diriginti si am mai actualizat macheta conform indicatiilor dvs. Am folosit functia de filtrare dupa culoare pentru diverse situatii (nu stiu de ce ma complicam cu alte idei).
Respect maxim pentru implicare si raspunsurile profi!
